Evitys mall för medarbetarundersökning

Här kan du få tips på hur du kan arbeta med svaren från dina medarbetarundersökningar.

Tommy Eriksson avatar
Skrivet av Tommy Eriksson
Uppdaterad för mer än en vecka sedan

I denna artikel går vi igenom bakgrunden till vår undersökning och hur din organisation kan arbetar med resultaten från undersökningen.


Motivation

Vår betydelse i förhållande till andra är en stark drivkraft för vår motivation.

Både privat och i arbetslivet försöker vi öka vår egen betydelse genom exempelvis hårt arbete eller makt. Medarbetare arbetar ofta hellre med uppgifter som ökar sin egen betydelse och håller sig undan uppgifter som minskar den.


Att få dina medarbetare att känna sig betydelsefulla är därav ett väldigt effektivt sätt att öka motivation och lojalitet. Om du gör det motsatta ökar du missnöje och riskerar att tappa anställda som presterar bäst.

Vi har tagit fram sex frågor med förslag på åtgärder/aktiviteter för att arbeta med medarbetares motivation.

  • I mitt arbete utmanas jag alltid för att utvecklas.

    • Vid lågt svar: Ta ett möte med varje medarbetare och fråga vilka uppgifter de inte har idag som de skulle vilja ta sig an. Gör en prioritetslista och börja implementera svårare uppgifter i deras vardag.

  • Jag är stolt över det arbete jag gör.

    • Vid lågt svar: Diskutera i teamet vad de tycker är viktigt med det arbete ni utför. Försök få till en diskussion där alla i teamet säger sin mening om detta och kommer överens om vad de tillsammans kan vara stolta över i tidigare projekt.

    • Om ett lågt svar beror på bristande kvalitet i utförandet bör ni se över hur ni ställer krav på medarbetares prestation. Ta tag och gör de svåra samtalen med de som inte håller måttet. Tydliga krav och förväntningar bör vara kommunicerade innan ett sådant samtal sker dock.

  • Jag har möjlighet att använda mina styrkor varje dag på jobbet.

    • Vid ett lågt svar: Kartlägg de anställdas styrkor och gör förändringar i teamen för att anställda i största möjliga mån får arbeta med det de är bäst på. Ni kommer uppleva mer flow och effektivitet.

    • Arbeta även med att låta anställda utveckla och stärka sina styrkor, inte att de ska utveckla sina svagheter. Att göra det man är bra på tar mindre energi och är mer motiverande då man visar att man är bra på något.

  • Jag vet vilka möjligheter som finns för att ta nästa steg i min karriär inom organisationen.

    • Vid lågt svar: Finns ingen plan för de anställda, skapa en. Skapa tydliga mål med utvärderingar varje år. Eller kortare intervall beroende på tjänst.

  • Jag vet att jag kommer få beröm för utmärkt arbete.

    • Vid lågt svar: Se till att ta alla chanser att berömma anställda som gjort ett utmärkt arbete på teammöten, företagsträffar eller andra event.

    • Ta aldrig cred själv som ledare, det är teamet som skapat resultaten inte du.

  • Jag är väldigt passionerad över mitt företags vision.

    • Vid lågt svar: Kommunicera er vision ofta och högljutt. Skapa historier kring visionen och uppmärksamma händelser som tar er närmare visionen. En person som är passionerad över visionen känner sig betydelsefull både på företaget och privat och blir er bästa ambassadör.

    • Om ni redan gör detta. Se till att alla ni rekryterar är passionerade över er vision.

    • Finns personer i organisationen som inte köper er vision, gör allt du kan för att vända dem, annars bör ni gå skilda vägar då en person som inte är passionerad smittar av sin negativitet på andra.


Riktning

När anställda vet vad som förväntas av dem och när det finns en plan framåt skapas trygghet. När detta inte finns på plats skapas osäkerhet och mycket energi läggs på att försöka reda ut vad som förväntas och hur framtiden kommer se ut.

Som ledare är det viktigt att arbeta med förväntningar, delegering, befogenhet och målbilder med sina anställda för att göra dem trygga i sina roller.

Vi har tagit fram sex frågor med förslag på åtgärder/aktiviteter för att arbeta med riktning i organisationen.

  • Det är väldigt tydligt vad som förväntas av mig på jobbet.

    • Vid lågt svar: Utforma rollbeskrivningar om ni inte redan har detta på plats. Använd med fördel vår funktion för rollbeskrivningar för att göra dem tillgängliga för medarbetare direkt i portalen.

    • Ha återkommande möten med anställda för att gå igenom dina och deras förväntningar på sin roll. Ge även feedback om du anser att de uppfyller förväntningarna eller ej.

  • Jag vet vilka mål organisationen har och hur min roll bidrar till att vi ska nå dem.

    • Vid lågt svar: Gå igenom med varje individ hur deras roll bidrar till helheten i organisationen.

    • Gå igenom organisationens övergripande mål på varje teammöte. Visa gärna också hur teamet bidrar till att uppnå de övergripande målen.

  • Jag vet vad min ledare förväntar sig av mig.

    • Vid lågt svar: Utforma rollbeskrivningar om ni inte redan har detta på plats. Använd med fördel vår funktion för rollbeskrivningar för att göra dem tillgängliga för medarbetare direkt i portalen.

    • Ha återkommande möten med anställda för att gå igenom dina och deras förväntningar på sin roll. Ge även feedback om du anser att de uppfyller förväntningarna eller ej.

    • Rannsaka dig själv. Träffar du dina medarbetare tillräckligt ofta för att ge feedback om de uppfyller dina förväntningar?

  • Jag upplever att min närmaste chef avsätter tid för att hjälpa mig när jag behöver det.

    • Vid lågt svar: Prata med varje medarbetare och fråga hur de vill att du ska stötta dem. Kom överens om en struktur som passar både dem och dig.

    • En rekommendation är att avsätta 10 minuter varje vecka för varje medarbetare där du ställer två frågor:

      Vad är dina prioriteringar/arbetsuppgifter denna vecka?
      Hur kan jag hjälpa dig?

      Här skapar du ett arbetsklimat där alla planerar sina veckor samt känner att de har hjälp från dig som ledare.

  • Jag känner att jag har kontroll över det arbete jag har ansvar för.

    • Vid lågt svar: Kolla med dina medarbetare om de har för hög arbetsbelastning eller saknar verktyg för att utföra sitt arbete på ett bra sätt.

    • Erbjud anställda stöd om de känner att de tagit på sig arbetsuppgifter som de är osäkra på att de ska klara av att utföra med god kvalitet.

  • Jag har stor tillit för mitt företags framtid.

    • Vid lågt svar: Var transparent med er vision, hur det går för företaget och om det behöver ske förändringar pga exempelvis lågt kassaflöde, tappade kunder osv.

    • Om företaget är stabilt och inte har svårigheter inom den närmsta tiden bör ni kommunicera ut nyckeltal, framgångar och framtidsplaner för att bemöta detta.

    • I vissa fall kan detta vara naturligt pga av nedskärningar eller i startupmiljö.

    • Var beredd på att anställda kommer börja leta nya jobb när de inte tror på företagets framtid.


Inflytande

Att känna att man har inflytande bidrar till en känsla av självkontroll över vad vi gör och händelser som sker i våra liv. Desto mer kontroll vi har desto mer positiva känner vi oss och tvärtom.

När vi inte känner att vi kan påverka vårt arbete eller en situation finns risk för osäkerhet. I arbetssammanhang kan detta handla om att en ledare lägger sig i arbetsuppgifter som man själv är ansvarig för.

Vi har tagit fram sex frågor med förslag på åtgärder/aktiviteter för att arbeta med inflytande i organisationen.

  • Jag har frihet att själv bestämma hur jag gör mitt arbete.

    • Vid ett lågt svar: Utred vilka delar i arbetet och i organisationen som medarbetare kan få mer utrymme att påverka. Ta fram en struktur för detta och kommunicera på alla teammöten och företagsträffar om detta initiativ.

    • Vid ett lågt svar: Utred ert ledarskap. Lägger ledare sig i arbetsuppgifter som de anställda har ansvar för? Ändrar ledare en powerpoint utan att göra den bättre? Microledarskap påverkar motivation extremt negativt.

  • Jag har möjlighet att påverka beslut som vi tar i vårt team.

    • Vid ett lågt svar: Ta alla förslag på förbättringar från medarbetare på högsta allvar och lyft dem i teammöten för diskussion med alla medarbetare. Om idéen är bra eller mindre bra avgörs då av gruppen och medarbetaren med idéen känner att den har möjlighet att påverka.

    • Vid ett lågt svar: Låt alla komma till tals i frågor under möten där beslut ska tas. Var tydlig med att när beslutet är taget tas frågan inte upp igen och att alla har ansvar för att arbeta enligt beslutet.

  • Jag har möjlighet att påverka beslut i vår organisation.

    • Vid ett lågt svar: Ta alla förslag på förbättringar från medarbetare på högsta allvar och lyft dem i ledningsgrupp för diskussion. Låt gärna medarbetaren presentera sin idé. Om idéen är bra eller mindre bra avgörs då med en transparent anledning av ledningsgruppen och medarbetaren med idéen känner att den har möjlighet att påverka.

    • Vid ett lågt svar: Skapa en plats i styrelsearbetet för en medarbetarrepresentant som har full tillgång till styrelsefrågorna och företagets planering.

  • Jag kan påverka hur jag ska utföra mitt arbete.

    • Vid ett lågt svar: Diskutera med medarbetare vilka delar i arbetet de kan påverka och inte. Ta vara på idéer och testa implementera deras arbetssätt. Utvärdera med passande intervall.

  • Mitt arbete gör skillnad för att vi ska komma närmare organisationens vision.

    • Vid ett lågt svar: Förklara för varje medarbetare hur deras roll hänger ihop med helheten. Och förklara varför de är viktiga för att ni ska nå företagets vision.

  • Jag har tillgång till alla verktyg och den kunskap jag behöver för att göra ett bra arbete.

    • Vid ett lågt svar: Utred vilka verktyg eller vilken kompetens som saknar och se till att medarbetarna får dem, så snabbt som möjligt inom ramen för era resurser.


Relationer

Bra relationer på arbetsplatsen är en nyckel till framgång. När vi har människor omkring oss som vill oss väl och har samma mål som oss själva blir vi trygga och positiva.

Forskning visar även att när vi har en nära vän på arbetsplatsen ökar engagemang och effektivitet markant.

Vi har tagit fram sex frågor med förslag på åtgärder/aktiviteter för att arbeta med att skapa bättre relationer i organisationen.

  • Jag och min närmsta chef kommunicerar tillräckligt ofta.

    • Vid ett lågt svar: Ställ frågan till var och en i ditt team hur de vill kommunicera och hur ofta. Kom överens om ett arbetssätt som passar både dig och dina medarbetare.

  • Jag känner mig som en viktig del av teamet.

    • Vid ett lågt svar: Gå igenom allas roll i teamet och förklara hur varje roll bidrar till att nå teamets mål.

    • Vid ett lågt svar: Ordna aktiviteter där alla i teamet får lära känna varandra. Mixa gärna aktiviteter som sker både på arbetstid och utanför arbetet.

  • Mina kollegor stöttar mig.

    • Vid ett lågt svar: Gå igenom hur ni arbetar med att hjälpa varandra vid exempelvis sjukdom eller i situationer där arbete behöver prioriteras om.

    • Vid ett lågt svar: Ordna aktiviteter där alla i teamet får lära känna varandra. Mixa gärna aktiviteter som sker både på arbetstid och utanför arbetet.

  • Jag har en nära vän på jobbet.

    • Vid ett lågt svar: Ordna aktiviteter där alla i teamet får lära känna varandra. Mixa gärna aktiviteter som sker både på arbetstid och utanför arbetet.

    • Motivera de anställda att lära känna varandra. Ge dem en budget för att göra aktiviteter tillsammans som de ordnar själv.

  • Mina kollegor är öppna för åsikter som är annorlunda från deras.

    • Vid ett lågt svar: Det finns en risk att samtalsklimatet är ansträngt och att vissa anställda slutar säga vad de tycker. Försök leda möten där alla få säga sin åsikt och ha en struktur för att diskutera allas förslag.

  • Mina kollegor delar mina värderingar.

    • Vid ett lågt svar: Genomför några workshops där ni hittar en gemensam grund baserad på företagets vision och värderingar i ert team. Det är viktigt att alla i teamet har några gemensamma "grundregler" som de är överens om.

    • Vid ett lågt svar: Se över er rekryteringsprocess om nyanställda verkligen har passion för er vision och passar i er organisationskultur.


Jämlikhet

Jämställdhet eller att saker är rättvisa är en viktig del i hur vi fungerar som människor. När vi arbetar i ett företag där hårt arbete belönas, dåligt beteende hanteras av ledare och alla tar sitt ansvar och levererar känner vi troligen att arbetsplatsen är rättvis.

När vi inte känner rättvisa blir vi omotiverade och osäkra. Det kan handla om att vissa personer har ett dåligt beteende som ledaren inte hanterar. Eller att personer missar deadlines hela tiden utan att det får konsekvenser.

Jämställdhet utgår även från diskrimineringsgrunderna i diskrimineringslagen.

Vi har tagit fram sex frågor med förslag på åtgärder/aktiviteter för att arbeta med jämställdhet och rättvist beteende i organisationen.

  • Alla människor blir rättvist behandlade i min organisation.

    • Vid ett lågt svar: Prata med dina anställda och ställ öppna frågor om de varit med i en situation där de inte blivit rättvist behandlade eller sett när någon annan inte blir det.

    • Vid ett lågt svar: Skapa en jämställdhetspolicy med aktiviteter som sker över året. Använd gärna vår mall för att komma igång. (Detta är ett krav om ni är över 25 anställda).

  • Jag får en rättvis lön jämfört med liknande roller i andra organisationer.

    • Vid ett lågt svar: Kommunicera allt värde som ni ger utöver lön på er arbetsplats. Det kan vara fria luncher, resor varje år, kompetensutveckling, Benify osv. Var tydlig och kommunicera detta flera gånger per år.

    • Vid ett lågt svar: Se över er lönesättning. Stämmer det att ni har lägre löner, diskutera varför det är så och om ni anser att ni behöver justera löner för att behålla/attrahera kompetens.

  • Mina kollegor har hög kunskap inom sina områden.

    • Vid ett lågt svar: Beröm personer på varje teammöte som har gjort ett utmärkt arbete med en arbetsuppgift eller projekt.

    • Vid ett lågt svar: Gå igenom allas roller och ansvar på teammöten och sätt tydliga deadlines för när olika teammål ska vara genomförda.

    • Vid ett lågt svar: I vissa fall kan kollegor och anställda vara mer juniora, omotiverade eller annan orsak som gör att de inte presterar på jobbet. Se till att arbeta med tydliga mål, kompetensutveckling och utmanande uppgifter till dessa personer.

  • Min direkta chef behandlar mina kollegor i teamet rättvist.

    • Vid ett lågt svar: Först och främst, rannsaka dig själv, särbehandlar du personer i teamet på något sätt. Om inte, kommunicera lika mycket med alla. En modell är att varje vecka avsätta 10 minuter till varje anställd och ställa två frågor:

      Vad är dina prioriteringar denna vecka?
      Hur kan jag hjälpa dig?

      Det ställer krav på den anställda att planera sitt arbete samtidigt som den känner stöd från dig som ledare.

    • Om du faktiskt särbehandlar personer baserat på kemi, tidigare erfarenhet eller annat, sluta med det. Du är anställd för att hjälpa dina medarbetare lyckas på bästa sätt. Var inte stolt, utan be om hjälp från din chef eller någon annan för att hantera detta.

  • Jag och mina kollegor blir respekterade för den vi är i vår organisation.

    • Vid ett lågt svar: Skapa en jämställdhetspolicy med aktiviteter som sker över året. Använd gärna vår mall för att komma igång. (Detta är ett krav om ni är över 25 anställda).

  • Mina kollegor är motiverade att utföra sitt arbete med hög kvalitet.

    • Vid ett lågt svar: För att behålla dina anställda som presterar på topp behöver alla i organisationen göra det. En person som inte känner att alla bidrar lika mycket eller med samma kvalitet som hen kommer att söka en arbetsplats som gör det. Arbeta med att ständigt utmana anställda med arbetsuppgifter och kompetensutvecklande projekt.

    • Vid ett lågt svar: Kartlägg kompetens och utfall bland anställda. Ställ krav på de som inte presterar att bli bättre. Om det inte fungerar, låt dem gå vidare till ett arbete de förhoppningsvis har mer motivation att arbeta med.


Säkerhet

I Sverige behöver företag enligt lag genomföra systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) oavsett storlek på företaget.

I organisationer från 10 anställda behöver arbetsgivaren dokumentera sitt arbetsmiljöarbete. Från 50 anställda ska det även bildas en skyddskommité.

Oavsett storlek på ert företag rekommenderar vi att ni har en arbetsmiljöpolicy med schemalagda aktiviteter varje år. Ni kan använda vår policy och aktivitetsstruktur för att komma igång med SAM snabbt och effektivt.

Frågorna nedan är en del av er SAM och kan hjälpa er i arbetet att förebygga skador och psykisk ohälsa.

  • Jag kan lägga tankar på arbetet åt sidan på min fritid.

    • Vid lågt svar: Kolla i teamet hur stressnivån är. Är det för att personer är passionerade som de inte kan släppa jobbet? Eller är det hög arbetsbelastning över en längre period.

    • Prata i teamet om stress och arbetsbelastning. Se till att stötta personer som säger att de har stress alternativt visar tecken på det. Ofta hjälper det att göra en planering och prioritering tillsammans med medarbetaren om arbetsbelastningen är hög under en kortare period.

  • Jag känner mig säker på min arbetsplats.

    • Vid lågt svar: Prata med teamet om säkerhet på arbetsplatsen. Var lyhörd om det är fysisk eller psykisk otrygghet som vissa medarbetare känner.

    • Vid fysisk otrygghet, skapa en åtgärdsplan och åtgärda så snabbt som möjligt brister.

    • Vid psykisk otrygghet ta in en psykolog eller coach som hjälper er att reda ut vad som är anledningen och hur ni kan arbeta för att komma ur detta stadie.

  • Min organisation vidtar åtgärder för att förebygga skador och olyckor.

    • Vid lågt svar: Kommunicera er arbetsmiljöpolicy och de åtgärder och aktiviteter ni gör varje år.

    • Om ni inte har en arbetsmiljöpolicy, skapa en eller använd vår mall för att komma igång med arbetet.

  • Jag får det stöd jag behöver för att hantera arbetsrelaterad stress.

    • Vid lågt svar: Ta detta på allvar och se till att alla ledare går igenom arbetsbelastning i teamen. Stötta personer som upplever hög arbetsbelastning eller stressnivåer.

    • Vid lågt svar: Ta in extern hjälp via exempelvis företagshälsovård för att utbilda personalen hur de kan hantera stress och vilka varningssignaler de ska hålla koll på för att undvika utbrändhet.

  • Jag har de verktyg jag behöver för att genomföra mitt arbete säkert och skadefritt.

    • Vid lågt svar: Prata med teamen och fråga vad de saknar för att arbeta säkert och skadefritt. Gör en prioritetslista med personalen och införskaffa efter resurser.

  • Jag följer de regler som finns på arbetsplatsen för att vara säker och skadefri.

    • Vid lågt svar: Kommunicera era rutiner med ett rimligt intervall, exempelvis en gång per år och varje gång en ny medarbetare börjar på arbetsplatsen.

    • Om ni inte har säkerhetsrutiner, börja skapa några stycken tillsammans med en grupp anställda.

Fick du svar på din fråga?