Introduktionsmall (Onboarding)

Vår mall för en lyckad introduktion av nya medarbetare

Tommy Eriksson avatar
Skrivet av Tommy Eriksson
Uppdaterad för mer än en vecka sedan

En genomtänkt och väl utförd introduktion har stor påverkan på hur snabbt dina nya medarbetare kommer in i arbete, teamet och organisationskulturen.

I vår introduktionsmall utgår vi från Talya Bauers ramverk som kallas "the 4 c's".

  • Compliance (Formalia)

    • Gå igenom policys och juridiska regler på arbetsplatsen.

  • Clarification (Tydliga förväntningar)

    • Gå igenom den anställdes roll och förväntningar på rollen.

  • Culture (Organisationskultur)

    • Gå igenom vilka normer, formella och informella, som finns på arbetsplatsen.

  • Connection (Relationer)

    • Ge den anställda förutsättningar att lära känna teamet och andra personer på arbetsplatsen.

    • Vi rekommenderar att största möjliga fokus läggs på denna del då det har störst påverkan långsiktigt både för trivsel, effektivitet och välmående.


I vår funktion för introduktionen utgår vi från tre tidsperspektiv.

  • Preboarding (innan första dagen)

    • Denna period är perfekt för att få undan formalia, skapa tydlighet och se till att den nyanställde känner sig välkommen till sin nya arbetsplats.

  • Första dagen

    • Fokus på att lära känna sin ledare, sitt team och grunderna i organisationskulturen.

  • Efter första dagen

    • Fokus på att komma in i arbetsuppgifter, kulturen och lära känna människor.

Under fliken Automations - Onboarding kan du välja vår standardmall för onboarding och ändra den så att den passar för er organisation.


Preboarding

  1. Efter signerat kontrakt

    1. Skapa en användare för den anställde i Evity och lägg till den i onboardingmallen.

  2. Skicka ett välkomstmail från närmsta chef

    1. Skapa ett mail som välkomnar den nya medarbetaren och som beskriver hur onboardingprocessen kommer gå till.

    2. Fråga er nya kollega om preferenser på dator, telefon, skärm osv.

  3. Formalia

    1. Skicka ut de policies och juridiska dokument som den anställde behöver läsa igenom.

    2. Be om bankkontouppgifter och lägg till i lönesystem.

  4. Kort info om teamet

    1. Skicka ut ett hej och välkommen från teamet med länkar till deras linkedin-profiler.

    2. Bestäm en buddy.

  5. Inför första dagen/veckan

    1. Skicka ut ett schema för första dagen och veckan.

    2. Se till att all utrustning som dator, telefon, inlogg och skrivbord är beställd.

  6. Välkommen

    1. Skicka ett välkommen till oss några dagar innan första dagen med info om tid och plats där den anställde ska möta sin chef och ett telefonnummer till chefen.


Första dagen

  1. Träffa chefen

    1. Vi föreslår att det alltid är den anställdes närmsta chef som tar mot den anställde och visar den arbetsplatsen och en kort introduktion till teamet direkt på morgonen.

  2. Träffa teamet

    1. Boka in en lunch/fika med teamet, gärna någonstans utanför arbetsplatsen för att fokusera på att lära känna varandra. Är det ett stort team, välj ut några som är vänliga och som följer er organisationskultur på ett bra sätt.

  3. Gå igenom roll och förväntningar

    1. Sitt ner och förklara hur organisationen är uppbyggd, hur teamet bidrar till helheten och hur den anställdes roll bidrar till helheten.

    2. Gå igenom rollen, ansvarsområden, befogenheter samt chefens och organisationens förväntningar på rollen.

    3. Gå igenom hur arbetsträning kommer gå till. Skapa gärna ett schema.

    4. Ge den anställda några uppgifter som den kan arbeta med löpande mellan arbetsträning och möten under de första veckorna.

  4. Sätta upp sin arbetsplats

    1. Ge den anställde några timmar för att sätta upp sin arbetsplats, logga in i system osv.

  5. Utvärdera

    1. Träffa eller prata med den anställde om deras upplevelse av preboardingen och första dagen. Är det något de undrar över, saknar eller vill veta mer om.


Efter första dagen

  1. Arbetsträning

    1. Skapa en strukturerad process för att komma in i arbetet så snabbt som möjligt. Det kan innebära utbildning, skugga kollegor eller att träffa samarbetspartners och kunder.

  2. Buddy

    1. Om ni har möjlighet rekommenderar vi att ni har ett buddysystem där en kollega har buddyträffar med den nya medarbetaren för att svara på frågor och berätta om normer på arbetsplatsen.

  3. Individuella möten med andra avdelningar

    1. Ge den nya medarbetaren i uppdrag att boka möten med ansvariga på andra avdelningar i organisationen för att få mer insikt i hur de jobbar och hur samarbete mellan avdelningar fungerar.

  4. Uppföljning

    1. Närmsta chef bör följa upp minst en gång i veckan den första månaden för att se hur allt går, om det finns frågor och för att utvärdera hur den anställde kommer in i sitt arbete.

    2. Formulär med utvärdering skickas ut efter första veckan, första månaden och efter tre månader.

    3. Efter 3 månader eller när medarbetaren tagit del av all utbildning och arbetsträning skiftar ni perspektiv till era vanliga rutiner för att stötta anställda i sitt arbete. Avsätt dock lite extra tid för den nya medarbetaren då behovet av att diskutera arbetet kan vara större.


När är onboardingen slut?

Vi anser att introduktionen är slut när den anställde firar sin ettårsdag på jobbet. Vi rekommenderar att ni köper in tårta, går ut och äter lunch eller på annat sätt formellt uppvaktar en anställd på deras ettårsdag. Ni kommer bli överraskad av effekten.


Förslag på flöde i onboardingen

Inför första dagen (preboarding)

Information

Information/uppgifter till den anställde

30 dagar innan första anställningsdag

Lägg till kontouppgift, kontaktperson, adress och telefonnummer på kontaktkort.

Välkomstmail med information om företaget, vision, mission och kort om vd/ledning.

Formulär med frågor om preferenser för utrustning, arbetskläder osv.

21 dagar innan första anställningsdag

Utskick med policies och uppgift att läsa och skriva under att man läst dem.

Information/uppgifter till chef

33 dagar innan första anställningsdag

Ett mail med info att ny medarbetare börjar om 33 dagar.

Checklista med uppgifter inför första dagen. Se uppgifter nedan.

Skicka mail till medarbetare och beskriv introduktionen.

Utse en buddy (om har buddysystem)

Bjud in ny kollega till lunch/teammöte för att träffa teamet inför första dagen.

Beställ arbetsplats och utrustning till medarbetaren.

Skapa schema inför första veckan.

Boka in kontinuerliga avstämningsmöten för första månaden.

Beställ login till de system medarbetaren har behov av.

Skicka löneuppgfiter till lön alternativt lägg in själv i löneprogrammet.

7 dagar innan första anställningsdag

Gör ordning arbetsplats

Hämta välkomstkit (om det finns något)

Sätt upp namnskyltar/välkomstmeddelande

Meddela hela företaget att ny kollega börjar.

Skicka mail med info om tid, plats och kontaktuppgifter till chef inför första dagen.

Första två veckorna

Information/uppgifter till den anställde

Logga in i alla system.

Kolla över kommunikationssystem (slack/teams).

Kolla igenom personalhandbok (om det finns en).

Kolla igenom benefits (om det finns några).

Boka in möten med personer från andra avdelningar.

Information/uppgifter till chef

Boka in avstämningsmöten efter 30, 60 och 90 dagar.

Ta fram mål och nyckeltal för provanställningstiden tillsammans med kollega.

Boka in tillfällen att lära känna varandra utanför arbetsplatsen för kollega och hela teamet.

Avstämning 30 dagar

Information/uppgifter till den anställde

Fyll i din måluppfyllnad och förbered frågor inför avstämningsmöte.

Information/uppgifter till chef

Fokusera frågor kring hur medarbetaren kommit in i teamet.

Följ upp målsättningar och ge feedback om medarbetaren levererar enligt dina förväntningar.

Avstämning 60 dagar

Information/uppgifter till den anställde

Fyll i din måluppfyllnad och förbered frågor inför avstämningsmöte.

Information/uppgifter till chef

Fokusera frågor kring hur medarbetaren kommit in i teamet.

Följ upp målsättningar och ge feedback om medarbetaren levererar enligt dina förväntningar.

Börja diskutera mål/arbetsuppgifter efter provanställning.

Avstämning 90 dagar

Information/uppgifter till den anställde

Fyll i din måluppfyllnad och förbered frågor inför avstämningsmöte.

Information/uppgifter till chef

Fokusera frågor kring hur medarbetaren kommit in i teamet.

Följ upp målsättningar och ge feedback om medarbetaren levererar enligt dina förväntningar.

Om provanställning är 3 månader, gå igenom fortsättning och sätt nya mål för medarbetaren att arbete för.

Om provanställning är längre. Boka in ett avstämningsmöte inför provanställningens slut.

Fick du svar på din fråga?