Medarbetarsamtal - mall

Denna artikel går igenom vår mall för medarbetarsamtal.

Tommy Eriksson avatar
Skrivet av Tommy Eriksson
Uppdaterad för mer än en vecka sedan


Summering av samtalsmetoden

  1. Boka in samtal och och välj mötesmall.

  2. Börja samtalet med att gå igenom svaren från formuläret med medarbetaren.

  3. Skapa en utvecklingsplan med funktionen "tasks".

  4. Följ upp utvecklingsplanen regelbundet över året. Gärna månadsvis.


Syftet med medarbetarsamtalet är att skapa en gemensam bild av den anställdes situation, utmaningar och fokusområden för utveckling. Kom ihåg att främja öppen kommunikation, ge feedback och skapa en stöttande miljö.

För att skapa ett samtalsunderlag skickas 8 frågor till medarbetaren inför samtalet. Frågorna besvaras på en skala mellan 1-6 och medarbetaren har möjlighet förtydliga sina svar med text.

Om en medarbetare svarar högt på alla dessa frågor är det stor sannolikhet att det är en av era bästa medarbetare som både presterar i sitt arbete, i samarbeten och som är en ambassadör för ert företag och varumärke.

Svaren på frågorna blir ett underlag för vart du som ledare bör fokusera samtalet. Om en medarbetare är väldigt missnöjd inom ett område kan ni diskutera igenom och ta fram förslag på vägar framåt. Eller om den är extremt nöjd med något, vad beror det på och hur gör ni för att det ska fortsätta vara så.

Frågor:

  • Jag är väldigt engagerad över mitt företags mål och mission.

  • Det är väldigt tydligt vad som förväntas av mig på jobbet.

  • Mina kollegor delar mina värderingar.

  • Jag har möjlighet att använda mina styrkor varje dag på jobbet.

  • Mina kollegor stöttar mig.

  • Jag vet att jag kommer få beröm för utmärkt arbete.

  • Jag har stor tillit för mitt företags framtid.

  • I mitt arbete utmanas jag alltid för att utvecklas.

Under mötet går ni igenom varje fråga och svar och diskuterar varför den anställde upplever som den gör inom varje fråga. Var lyhörd och skapa åtgärder för både dig själv och den anställde om det är något som ni kan påverka.

När ni gått igenom frågorna. Fokusera på medarbetarens utveckling framåt. Vad vill hen utvecklas inom? Vad är organisationens/teamets behov framåt? Hur mycket resurser finns för utbildningar/event?

Gå igenom förutsättningarna och skapa en utvecklingsplan via task-funktionen med vem som är ansvarig, vad som ska genomföras och när det ska vara klart.

Vi bryter ned frågorna nedan.


Jag är väldigt engagerad över mitt företags mål och mission.

Denna fråga är viktig för att förstå om dina medarbetare är engagerade av era mål och hur ni som företag vill förändra världen. Om medarbetare är entusiastiska över målen är det mycket högre sannolikhet att de stannar längre och är mer engagerade under tiden. Forskning visar även att måldrivna team har färre arbetsskador och mindre personalomsättning.

Följdfrågor:

  • Vet du vilka mål vi har på företaget?

    • Om inte, vad beror det på?

    • Hur kan vi bli bättre på att förmedla våra mål tycker du?

  • Om den anställde vet målen, Vad är det med målen som du inte känner dig passionerad för?

  • Vad är du passionerad för?

  • Finns det något i våra mål & mission som du vill fokusera mer på?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Hjälp din medarbetare att förstå syftet med deras jobb och vilken effekt det har på organisationen som helhet. Visa hur alla delar inom organisationen hänger ihop och vad som gör medarbetaren viktigt i hela processen för företaget.

På teammöten kan du lyfta hur ert team/avdelning påverkar resten av organisationen och varför just er funktion är viktig för helheten.


Det är väldigt tydligt vad som förväntas av mig på jobbet.

En av de viktigaste faktorerna för att medarbetare ska känna sig trygga i sitt arbete är att de vet vad som förväntas av dem från dig som ledare. När de vet detta är de mer nöjd med sin teamledare och organisationen som helhet. När de inte vet förväntningarna minskar engagemanget för arbetet och de visar ofta tecken på att de vill sluta.

Följdfrågor:

  • Vad är det som är otydligt för dig?

  • Hur kan vi arbeta för att skapa tydliga förväntningar?

  • Hur vill du att jag ska kommunicera mina och företagets förväntningar? Muntligt, skriftligt?

  • Vad tror du tydligare förväntningar innebär för dig i ditt arbete?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Prata och skriv ner dina förväntningar på medarbetaren och gör dem extremt transparanta. Ta korta avstämningar med några veckors mellanrum och stäm av att medarbetaren verkligen förstår dina förväntningar och känner att den har din hjälp att leva upp till dem.


Mina närmsta kollegor delar mina värderingar.

Teammedlemmar vill arbeta med individer som bryr sig om dem och som delar samma värderingar och engagemang i arbetet. När detta uppnås byggs relationer som skapar förtroende, förbättrar kommunikationen och bidrar bättre resultat.

Följdfrågor:

  • Vad är dina värderingar?

  • Hur skiljer de sig från dina kollegors värderingar?

  • Finns det andra team/avdelningar som du anser delar dina värderingar?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Diskutera och ta fram förslag på hur ditt team kan arbeta utifrån företagets värderingar. Konkretisera genom att diskutera vilka beteenden som är ok samt inte ok i arbetet och låt hela teamet komma med sin syn på det.

När någon i teamet följer era beteenden på ett bra sätt är det bra att berömma det direkt till personen samt inför teamet på möten.

Om någon i teamet bryter mot de överenskomna beteenden så måste du sätta ned foten och visa att du inte accepterar ett sådant beteende. Om du inte gör det är arbete inte värt något då de anställda vet att det oavsett inte spelar någon roll.


Jag har möjlighet att använda mina styrkor varje dag på jobbet.

Att få använda sina styrkor i arbetet varje dag är mycket mer effektivt för organisationen och mer motiverande för medarbetaren än att utveckla och arbeta med sina svagheter varje dag. Teamledare som förstår vilka styrkor som finns i sitt team hjälper till att använda de talanger och färdigheter som gör deras medarbetare mer engagerade.

Följdfrågor:

  • Vilka är dina styrkor?

  • Varför har du inte möjlighet att använda dem varje dag?

  • Vad behöver vi förändra i din roll för att du ska få möjlighet att använda dem?

  • Finns det andra roller som passar dina styrkor bättre?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Boka in flera träffar med dina medarbetare där ni går på djupet kring deras motivation och vart i arbetet de hittar sitt flow. Försök strukturera deras arbete så att de kan arbeta mer med uppgifter som ger flow snarare än frustration.


Mina kollegor stöttar mig.

Teammedlemmar omgivna av andra som bryr sig om dem är mer engagerade har högre tillit och bättre kommunikation mellan varandra. Om dessutom en eller flera av kollegorna är en nära vän ökar effektivitet och motivation markant enligt flera studier.

Följdfrågor:

  • På vilket sätt känner du inte stöd från dina kollegor?

  • Kan du ge exempel på en situation där du inte fick det stöd du bad om?

  • Hur skulle du vilja att dina kollegor stöttar dig?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Se dig själv som en del av det stöd som dina medarbetare behöver.


En av de mest effektiva metoderna för detta är att göra korta checkins varje vecka med din medarbetare där du ställer två frågor:

  • Vad är dina prioriteringar denna vecka?

  • Hur kan jag hjälpa dig nå dem?


Jag vet att jag kommer bli synliggjord för utmärkt arbete.

En av de främsta anledningarna till att anställda lämnar deras jobb är brist på uppskattning eller erkännande. Ledare kan direkt påverka anställdas engagemang

genom att ge feedback och uppskattning konsekvent.

Följdfrågor:

  • Berätta gärna om en situation där du inte fick uppskattning för ett bra arbete.

  • Vad hade vi kunnat göra annorlunda vid det tillfället?

  • Hur vill du bli synliggjord när du gjort något extra bra? På teammötet, på intranätet eller via Linkedin exempelvis?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Sätt en struktur som passar dig för att ge dina medarbetare feedback och beröm för deras arbete med jämna mellanrum.

Koppla alltid feedback till medarbetarnas prestationer för att låta dem veta att de arbetar åt rätt håll. Detta bör även återspegla mot dina förväntningar på medarbetaren.


Jag har stor tillit för mitt företags framtid.

Att tro på sitt företag och dess framtid är viktigt för att anställda ska se långsiktigt på sitt arbete och känna sig engagerade att bidra till den framtiden. Om de inte tror på företagets framtid är det en signal att de kan börja leta nya arbetsgivare.

Följdfrågor:

  • Vad är det sin gör att du inte tror på företagets framtid?

  • Vilket scenario ser du framför dig?

  • Vad är dina förslag för att vi ska göra saker och ting bättre?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Du kan hjälpa ditt team att se hur organisationen är stabil och vilka strategier och planer ni har för att framtiden ska vara något att se fram mot.

Ta upp detta som punkt på team/avdelningsmöten några gånger per år för att säkerställa att alla ser på framtiden på samma sätt. Låt även oro från medarbetarna komma upp på dessa möten och möt den med en öppen dialog. Om du inte kan svara på vissa frågor under mötet, se till att ta reda på svaren och återkoppla under nästkommande möte.


I mitt arbete utmanas jag alltid för att utvecklas.

Det är nödvändigt för anställda att ha möjlighet att utvecklsa inom sitt jobb. När ledare inte lyckas att ge utmanande tillväxtmöjligheter eller utvecklingsmöjligheter för sina teammedlemmar, kan det dämpa engagemang och öka personalomsättningen.

Följdfrågor:

  • Berätta hur du ser på din egen utveckling i arbetet.

  • Inom vilka områden vill du utvecklas?

  • Ser du dig själv som generalist, specialist, ledare i framtiden?

  • Om du har en utvecklingsplan, vad är det i den som du vill fokusera på kommande månader?

  • På vilket sätt kan jag stötta dig i denna fråga?

Förslag hur du som ledare kan arbeta med frågan:

Gå på djupet för att förstå vilka styrkor dina medarbetare har. Diskutera och kom överens om arbetsuppgifter, projekt eller annan aktivitet som är utanför deras kompetens idag för att de ska utmana sig och utvecklas både i sin roll och som person.

Låt medarbetaren ha ansvaret för sin egen utveckling. Ett förslag på struktur tagen från neuroledarskap är:

  • Kom överens om ett område att utvecklas inom under 8 veckor.

  • Låt medarbetaren göra en lista på aktiviteter/vanor/utbildningar som ska göras under tiden.

  • Träffas kort varannan vecka för att följa upp utvecklingsplanen. Medarbetaren rapporterar utfall och om den vill ha hjälp med något. Du är endast ett bollplank med ett coachande förhållningssätt.

  • Starta om loopen var 8:e vecka.


Källa

Dessa frågor är framtagna i studien ADPRI’s Global Study of Engagement och är ett effektivt sätt att mäta medarbetarens engagemang på arbetsplatsen.

Fick du svar på din fråga?