Lönesamtal och processer kan göras på många olika sätt. Vi har tagit fram en enkel process tillsammans med en HR-konsult som kan användas tillsammans med ditt företags lönekriterier. Om ni inte tagit fram lönekriterier finns inspiration längst ned på denna sida.
Förberedelser inför lönesamtalen
Kom ihåg att lönesamtalet är en möjlighet att ha en öppen dialog om medarbetarens prestationer och förväntningar, samt att skapa en transparent process för fastställande av lön. Var lyhörd och försök nå en ömsesidig överenskommelse som tar hänsyn till både medarbetarens prestationer och företagets riktlinjer.
Både arbetsgivaren och den anställde bör förbereda sig inför lönesamtalet. Arbetsgivaren bör ha en tydlig bild av den anställdes prestationer, bidrag till organisationen och eventuell löneöversyn baserad på fastställda kriterier. Den anställde bör reflektera över sin egen prestation, mål och eventuell begäran om lönerevision.
Individuellt:
Samtalet ska vara personligt, chefen ska visa genuint intresse för medarbetaren och ska vara väl förberedd genom att ha gjort bedömningen utifrån lönekriterierna. Förbered även genom att tänka igenom hur medarbetaren kan komma att reagera på din bedömning och underbygg med konkreta motiveringar.
Konsekvent:
Kontinuerliga samtal minst 1 gång per år. Datum och tid ska i tid vara väl fastställd så att båda parter är förberedda oavsett hur många samtal man håller per år.
Rättvist:
Viktigt att förhålla sig rättvist och inte låta personliga värderingar avgöra innehållet eller utgången av samtalet. Utgå dels från tidigare medarbetarsamtal och lönekriterierna.
Diskussionsdrivet: tillåtande samtalsklimat som präglas av lyhördhet och att samtalet ska drivas framåt. Ge konstruktiv feedback utifrån lönekriterier.
Förutseende:
Samtalet ska vara utgångspunkten för något nytt. Målet är b.la. att individen kan se nästa ambitiösa steg i sitt arbete och utveckling och viljan att bygga sina kompetenser utifrån rimliga utmaningar. Inte bara prestation utan även utveckling.
Samtalsmall - Lönesamtalet
Beskriv er interna löneprocess
Medarbetarens prestationer och arbetsresultat: Ge feedback på den anställdes prestationer och resultat under den senaste tidsperioden. Den anställde kan dela sina egna reflektioner och framgångar.
Mål och utveckling: Diskutera framtida mål och utvecklingsområden. Detta kan omfatta utbildning, träning eller karriärmöjligheter.
Löneöversyn: Presentera den föreslagna lönerevisionen baserad på prestationer och fastställda kriterier.
Den anställde kan dela sin uppfattning om sin lön och eventuella önskemål om justeringar satt i relation till ovanstående punkter.
Förhandling: Om den anställde inte är nöjd med den föreslagna löneöversynen kan det bli en förhandlingsprocess. Båda parter kan diskutera och förhandla om lön och eventuella förmåner.
Tidplan för fastställande av lön. Det är också viktigt att följa upp på eventuella överenskommelser och åtgärder som diskuterades under samtalet och ev. boka in ett resultatsamtal.
Resultatsamtal – motivering av den nya lönen.
Efter avslutade förhandlingar (eventuellt med facket) ska ledare meddela medarbetare deras nya lön. Detta bör göras både skriftligt och muntligt. Ledare måste här kunna motivera och stå fast vid beslut gällande den nya lönen. För de medarbetare där facket har varit med och förhandlat fram den nya lönen kan medarbetaren kontakta facket vid eventuella frågor och synpunkter.
Förslag på tillvägagångssätt:
Berätta om ny lön på resultatsamtalet. Gå igenom eventuella frågor och motivera varför ni tagit beslutet kring den nya lönen.
Efter mötet, skicka en bekräftelse på den nya lönen för digital signering som den anställde och lönesättande chef får signera.
Uppdatera lönen på personalkortet i Evity och i eventuella löneprogram
Förslag på lönekriterier
Lönekriterier är de faktorer och mått som används för att bedöma och bestämma en medarbetares lön. Dessa kriterier kan variera mellan olika organisationer och befattningar, men de syftar vanligtvis till att bedöma och värdera en medarbetares prestationer, kompetenser, erfarenhet och ansvarsnivå. Nedan är några vanliga lönekriterier:
Arbetsprestation: Utvärdering av den anställdes prestationer och produktivitet på jobbet. Det kan inkludera kvaliteten på arbetsinsatser, uppnådda mål och bidrag till organisationens framgång.
Kompetens och utbildning: Bedömning av den anställdes utbildningsnivå, specialiserade färdigheter och yrkeskompetens. Det kan inkludera formell utbildning, yrkescertifieringar eller relevant erfarenhet.
Erfarenhet och utveckling: Bedömning av en medarbetares yrkeserfarenhet och kontinuerlig utveckling av sina färdigheter och kunskaper.
Ansvar och befogenheter: Bedömning av den anställdes ansvarsområde och befogenheter. Det kan inkludera beslutsfattande, personalansvar, projektledning eller andra ledande roller.
Bidrag till organisationen: Utvärdering av den anställdes bidrag till organisationens framgång och mål. Det kan inkludera innovationsförmåga, problemlösningsförmåga, samarbetsförmåga eller förmåga att främja företagskulturen.
Marknadsdata och jämförelser: Jämförelse av medarbetares löner med liknande befattningar och marknadsdata för att säkerställa konkurrenskraftig lön.
Företagspolicy och budget: Hänsyn till företagets ekonomiska resurser, budgetrestriktioner och interna policys för lönesättning.
Det är viktigt att lönekriterierna är tydliga, objektiva och transparenta för att säkerställa en rättvis och konsekvent lönesättning inom organisationen. Det kan också vara användbart att kommunicera dessa kriterier till medarbetarna så att de har förståelse för hur deras lön fastställs och vilka faktorer som beaktas.