Skapa mallar för dina möten

Här är en kort guide som förklarar hur du gör egna mallar till dina möten.

Amanda Mårtensson avatar
Skrivet av Amanda Mårtensson
Uppdaterad för mer än en vecka sedan

Du som administratör kan skapa samtalsmallar för att hålla den röda tråden genom er organisation. Vi har mallar som du kan ta del av, ändra eller ta inspiration av. Vad du en gör så säkerställer detta att ni jobbar kvalitativt med de möten ni håller! I denna artikel går vi igenom hur detta går till i Evity.

Välj att se en film eller läs mer nedan!

Börja med att gå till fliken Inställningar > Mallar för möten. Här finner du alla mötesmallar som du kan välja att redigera de befintliga mötesmallarna genom att trycka på den du vill redigera. Du kan även skapa nya mallar genom att trycka på "Skapa en mötesmall".

När du skapar en ny mötesmall får du upp en ruta där du väljer namn på mötet, en beskrivning av mötets innehåll och slutligen anteckningar som kommer att ligga till grund för mötet (exempelvis ämnen att gå igenom). Välj att lägga till dokument för mötesdeltagaren att ta del av eller välj att lägga till ett formulär för mötesdeltagare att svara på innan mötet. Detta görs genom att trycka på "Lägg till ett formulär till det här mötet". Om du inte finner ett formulär som du är ute efter så kan du skapa dig ett nytt formulär, lär dig hur man gör det här.

Dokument i mötesmallen

Väljer du att ladda upp ett dokument i mötesmallen så kommer detta dokument att följa i bokningen när någon använder just den mallen som du skapat. Detta kan exempelvis vara riktlinjer vid medarbetarsamtal som ni vill att chefer och medarbetare ska ha läst igenom

OBS! Dokument som är kopplade till en mötesmall kommer samtliga som är inbjudna i mötet att komma åt

Formulär i mötesmallen

Att koppla formulär till en mötesmall är ett jättbra sätt att skapa engagemang och ge möjlighet till förberedelse inför möten för chef och medarbetare. Det går att använda formulär i förberedande syfte inför exemepelvis medarbetarsamtal och lönesättande samtal eller när ni har ert utvärderingssamtal i samband med on- eller offboarding.

När du kopplat ett formulär till en mötesmall får du några alternativ:

  • Välj om det är en samtalsmall ämnad för individuella eller organisatoriska möten

  • Vem som ska besvara formuläret (OBS! du kan välja både chef och medarbetaren)

  • Var svaren ska sparas, antingen i mötet eller både i mötet och underformulärssvar

  • Vem som ska se svaren, du kan välja mellan chef, anställd, andra i mötet eller andra med behörighet att se formulärssvar (ofta admin)

  • När svaren ska vara synliga (i de flesta fall direkt)

  • Och om det är så att någon ska kunna redigera svaren i efterhand

Ytterligare inställningar

Vidare finns inställningar för:

  • Vem som ska ha tillgång till att boka dessa möten

  • Om mötet ska sparas automatiskt till medarbetarens personkort

  • Om det är en mall för lönesamtal. Är den grön så kommer mötet att hämta information från exempelvis lönekartläggningen

  • Om mötena ska följa ledarskap, alltså om en ny chef ska ha tillgång till de gamla mötesanteckningarna som finns från den tidigare chefen

Klar med din samtalsmall ✅

När du är klar hamnar din nya mall bland dina andra mallar, redo att användas. Om du vill redigera den är det bara att klicka på den.

Nu när du eller någon som ska ha tillgång till mötesmallen vill skapa ett nytt möte finns din mall där med all information som du tidigare fyllt i. Läs mer om hur du bokar ett möte genom att klicka här.

Fick du svar på din fråga?