I Evity hittar du information om din anställning, dina kollegor, dokument, bokar möten, skickar avtal, besvarar undersökningar, hittar åt chefanteckningar och mycket mer.
Så fort det läggs till information som du bör ta del av får du en notifikation via e-post från Evity med en länk direkt till rätt sida. Du behöver alltså inte aktivt gå in och se om det kommit ny information till dig.
Nedan visar vi hur du navigerar och använder de olika funktionerna i Evity. Är du ny till Evity och ännu inte skapat dig ditt lösenord så kan du läsa vidare här och för att ta dig till inloggningssidan så besöker du app.evity.hr i din webbläsare oavsett om det är i telefonen eller på datorn.
Hur använder du systemet?
Navigera dig i systemet
När du loggat in i Evity möts du av vyn nedan, din Dashboard. Det är en samlad vy för den viktigaste informationen som behöver nå dig.
I vänsterspalten finner du en meny som du kan navigera dig runt i
Uppe till höger finner du din egna profil, tryck där för att ta dig till ditt personkort
Granska och attestera medarbetares ansökningar om ledighet eller annan frånvaro.
Ansök om ledighet eller registrera din frånvaro.
I mitten av sidan finner du dina uppgifter som bland annat kan komma från möten eller automationer från on- eller offboarding. Bocka i dess när de är genomförda.
Hitta dina kommande möten som är bokade genom Evity. Här kan du även boka in nya möten.
Snabb information som din organisation vill att du ska ha lättillgänglig
Under fliken "Personal" kan du se alla dina kollegor och deras kontaktuppgifter, vilket team de tillhör med mera. Från personallistan får du en översikt över ditt team och har möjlighet att klicka dig vidare till individuella personkort för medarbetare inom ditt team. Vill du dra ut diverse listor så går det även att göra, läs mer här!
Personkortet - Ditt eget och medarbetarens
Som chef har du åtkomst till både ditt eget personkort och till personkort för de medarbetare som ingår i ditt team. För att komma åt ditt eget personkort, klicka på din profilbild i det övre vänstra hörnet av skärmen. För att hitta en medarbetares personkort kan du antingen söka efter medarbetarens namn i sökfältet eller genom personallistan. Ditt eget personkort liknar till stor del medarbetarnas, med undantag för vissa funktioner som endast du som chef har behörighet till.
Under fliken "Personliga uppgifter" hittar du information som adress, kontouppgifter, kontaktperson vid nödsituation, allergier samt en möjlighet att ladda upp en bild på dig själv. Här kan du också göra integrationer till Microsoft och/eller Google. Hittar du en "Redigeraknapp" vid någon av fälten på ditt personkort så har din organisation tillåtit dig att ändra sådana uppgifter på ditt eget eller medarbetare personkort.
Under fliken "Uppgifter om anställning" kan du se all information om din (eller din medarbetares) anställning.
Under fliken "Kompetens- och tillväxtplan" kommer du åt dina (eller din medarbetares) kompetenser, certifikat och sådant som du och din chef/medarbetare har lagt upp.
Under fliken "Möten" kan du se alla dina (eller medarbetarens) kommande och genomförda möten. Du kan skriva in kommentarer till kommande möten och gå in i gamla möten om du vill läsa information som togs upp då.
Under "Uppgifter" finner du dina (eller medarbetarens) tilldelade uppgifter och har även möjlighet att titta på de uppgifter som du slutfört.
Under "Undersökningar" finner du de tilldelade formulären som du (eller medarbetaren) ska svara på, här hittar du även åt tidigare formulär.
Under "Dokument" hittar du åt dokument som rör dig (eller medarbetaren) så som anställningsavtal och intyg. Härifrån kan du även skicka kontrakt till din medarbetare.
Under "Tidsavvikelser" hittar du en sammanställning om det är så att du (eller medarbetaren) använt frånvarofunktionen i Evity.
Som chef har du även behörighet för funktionerna:
Under automationer kan du se vilka automationer som medarbetaren för tillfället är aktiv i, som exempelvis en on- eller offboarding. Härifrån kan du även kicka i gång en automation.
Under chefsanteckningar kan du skriva privata anteckningar som rör medarbetaren. Dessa anteckningar är endast synliga för dig själv så länge du inte aktivt delar synlighet till annan chef.
Rutin i Evity vid nyanställning
Grattis till er nya kollega! HÄR hittar du en steg-för-steg-guide för hur ni kan hanterar anställningsprocessen i Evity, från att bjuda in medarbetaren till Evity till att påbörja onboarding. Sammanfattningsvis följer processen dessa steg:
Skapa profil i Evity och bjud in: För att lägga till en ny medarbetare klickar du dig in på personallistan och sedan "bjud in personal".
⚠️ Fyll i den anställdes uppgifter och tilldela en en börhörighetsmall. Det är viktigt att tilldela en behörighetsmall för att medarbetaren ska kunna få åtkomst till sitt eget personkort när denne bjuds in i systemet.
Bockar i "Skicka e-post med inbjudan" får du möjlighet att direkt bjuda in medarbetaren till Evity, detta kan även göras senare via medarbetarens personkort.
Fyll på med ytterligare information i den nyanställdas personkort: Vid behov kan du lägg till information om medarbetarens anställning och kontaktuppgifter på deras personkort. Denna information läggs då till automatiskt till avtalet.
Skicka avtal till den nyanställda: Skicka ett avtal till din blivande kollega från dennes personkort under dokument.
Lägg till den nya anställda i en onboarding: I samband du skickar ett avtal väljer du om medarbetaren ska läggas till i en onboarding automatiskt när avtalet är signerat.
Rutin i Evity vid avslut av anställning
HÄR hittar du en steg-för-steg-guide för flödet när en medarbetare ska sluta och hur detta kan hanteras i Evity. Sammanfattningsvis följer processen dessa två steg:
Registrera slutdatum på medarbetarens personkort: Gå in på medarbetarens personkort. Under fliken för Uppgifter om anställning trycker du på redigera och fyller i fältet Slutdatum för anställningen med datumet för den sista arbetsdagen.
Aktivera offboarding: Efter att du har angett slutdatum kommer en ruta att visas där du kan välja att lägga till medarbetaren i en offboardingautomation. Genom att aktivera en offboarding kommer kommer berörda personer att få den information de behöver för att förbereda inför att medarbetare arbetar sin sista dag.
Boka möten
För att boka in möten går du till dashboarden och klickar sedan på "Boka möte".
⚠️Obs! Vi rekommenderar att du synkroniserar med Outlook/Google kalender för att undvika dubbeladministration. Se här hur du gör!
Välj sedan om du vill använda en mötesmall eller om du vill skapa ett möte utan mall.
I nästa steg kan du redigera mötesnamn, agenda och addera en enkät, exempelvis frågor inför medarbetarsamtal. Om du har valt en färdig mötesmall, skapas ett möte med en förifylld agenda och tillhörande enkät, förutsatt att detta är inställt i mallen du valt. Här ställer du även in inställningar för synlighet av formulärsvar och ges möjligheten att ladda upp tillhörande dokument.
Nu kan du välj vilka som ska delta på mötet genom att lägga till deras mailadress eller söka på deras namn. Du kan även ställa in om både du och din medarbetare ska svara på formuläret eller ifall du vill dölja mötets innehåll för din medarbetare.
Sedan väljer du datum och tid för mötet samt eventuellt kontor för mötet. Sparar genom att trycka på "Schemalägg möte" och då hamnar bokningen i din HR-kalender samt din Outlook/Google kalender förutsatt att du har synkroniserat dem.
Genomför mötet
När du går in i ett möte kan du se vilka frågor som är med på agendan i textfältet i mitten. Du kan också se en sammanställning av medarbetarens svar på formuläret genom att klicka på "Visa svar" under fliken "Formulärsvar" i den högra menyn.
I ett möte har du möjlighet att dokumentera direkt i mötesagenda. Du och din medarbetare kan även lägga till "Uppföljningsuppgifter", alltså uppgifter som ni under mötet kommer fram till kan vara bra att följa upp. Ett exempel är att lägga till din utvecklingsplan för kommande period. Lägg då till vem som är ansvarig, vad som ska göras och när det ska vara klart. Evity skickar då en påminnelse om uppgiften inte är ibockad (uppfylld) innan deadline. Du och din medarbetare hittar sina uppgifter under fliken "Mina uppgifter" på dashboarden som vi visade ovan.
Innan eller under mötet har du möjlighet att lägga till en kommentar under "Dina kommentarer", du kan då fylla i din kommentar och klicka på "Spara". Dessa kommentarer är synliga för samtliga mötesdeltagare. Under "din privata anteckningar" kan också lägga till privata noteringar för din egna skull. Dessa ser inte din medarbetare, på samma sätt som du inte ser ifall din medarbetare har gjort privata noteringar.
För att avsluta och spara mötet klickar du på "Spara och lås". Då får du välja vart mötet ska sparas, vid till exempel ett medarbetarsamtal ska mötet sparas på medarbetarens personkort. Finns ett direkt chefskap i Evity mellan dig och din medarbetare sparas möte automtiskt på medarbetarens personkort.
Läs mer om mötesfunktionen här!
I den vänstra menyn kan du välja att gå in i din HR-kalender med alla processer och möten som sker under året. Du kan gå in i dina egna möten från denna vy och även schemalägga nya möten genom att klicka på "Lägg till möte/process" i högra hörnet. Du kan även filtrera på annat så som födelsedagar, bemärkelsedagar och andra möten genom att klicka på "Filter".
Att ansöka om semester eller anmäla sjukfrånvaro, VAB och andra anledningar till att vara borta från jobbet kan du göra genom Evity om er organisation väljer att använda sig av den funktionen.
För att ansöka om eller registrera frånvaro gör du genom att trycka på den svarta knappen nere till vänster, "Registrera frånvaro". När du gjort detta får du välja utifrån de frånvaroanledningar som din organisation satt upp för att sedan lägga till datumintervall, anteckningar eller dokument. Är det så att detta är en frånvaroanledning som behöver attest (ex. semester) så står det att det krävs godkännande.
När frånvaron är registrerad så blir rätt person notifierad om att du registrerat/ansökt om frånvaro. Om det är så att du ansökt om ledighet så kommer du få en bekräftelse på mejl om det är så att din ansökan blir godkänd eller nekad.
För att få en överblick av frånvaro över ditt team och dig själv så kan du gå till Frånvarokalendern genom att trycka HR-planering > Frånvaro. För att se ditt team eller andra avdelningar så kan du använda knappen "Filter". Kom ihåg att du bara ser frånvaro som du har behörighet till.
Attestera frånvaro i Evity
I samband med att frånvaro registreras blir rätt person notifierad om att det finns en frånvaro att attestera. Som chef kan du attestera väntade frånvaroansökningar från din dashboard och ansökningar om ledighet. Du attesterar ledigheten genom att neka eller godkänna, varpå en notifikation automatiskt skickas till medarbetaren gällande dennes ansökning.
Under fliken "Företagets dokument" hittar du informationsblock, bildgalleri, dokument och mötesanteckningar på organisationsnivå. Det kan exempelvis vara personalhandbok, policys, personalmöten eller skyddsronder. För att själv ladda upp dokument under företagets dokument krävs rätt behörigheter.
Tillbud, olycka eller andra ärenden?
Har din organisation slagit igång ärendehanteringsfunktionen i Evity så har du möjlighet att rapportera in ärenden utifrån era ärendemallar. För att göra detta trycker du på "pratbubblan" enligt bild. Läs mer om funktionen här!
Visselblåsning
Har din organisation slagit igång visselblåsarfunktionen i Evity så kan du rapportera in visselblåsarärenden genom att trycka på varningstriangeln enligt bild. Läs mer om hur detta går till genom att trycka här!
Hjälp och support 💬
Behöver du hjälp eller ytterligare support så finns möjligheten att läsa fler av våra artiklar eller skriva till oss i chatten.