Personkortet

Vi går igenom hur du lägger till information i personkortet.

Tommy Eriksson avatar
Skrivet av Tommy Eriksson
Uppdaterad för mer än en vecka sedan

På personkorten lägger du till information om medarbetarnas anställningsform, sparar dokument och anställningsavtal samt sparar dokumentation från medarbetarsamtal och andra processer. Vi går nedan igenom hur personkortet fungerar.


(Ditt eget personkort nås genom att klicka på profilbilden högst upp i högra hörnet och sedan välja "Din profil". Personalens personkort hittar du genom att på vänster sida på "Personal -> Anställda -> klicka på en av de anställda" )


Personlig information

Ett vanligt sätt som många uppskattar är att medarbetaren kan fylla i all personlig information själv på sin egna profil. Detta hjälper er hantera informationen från ett GDPR-perspektiv då medarbetaren lämnar informationen frivilligt samt att om det är så att medarbetaren byter adress eller bank så kan den ändra det själv. Sedan kan du som administratör dra ut en förändringsrapport för att se ändringar som hänt. Du som chef eller administratör har också möjlighet att lägga till denna information, allt detta styrs såklart av behörigheter.

Information som kan läggas till:

  • Kontaktuppgifter: e-post, telefonnummer

  • Födelsedag/personnummer

  • Om medarbetaren (Visas för kollegor)

  • Integreringar (Google, Office365)

  • Bankuppgifter

  • Hälsa (allergier, favoritmat och/eller mediciniska anteckningar)

  • Kontaktperson vid nödsituation


Uppgifter om anställning

I denna flik lägger du som chef eller administratör in information om medarbetarens anställningsförhållanden, chef, team, buddy och andra relationer. Här kan ni lägga till information om rollen och vilka ansvarsområden medarbetaren har.

Anställningshistorik

Håll koll på vilken typ av anställning en medarbetare ha genom att skapa en anställning på personkortet under "Anställningshistorik". Du har möjlighet att få en lista över alla anställningar som personen i fråga har haft. För att lägga till en anställning trycker du "Lägg till ny anställning" uppe i högra hörnet och fyller sedan i:

  • Typ av anställning (väljer du visstid får du även specificera typ av visstid)

  • Startdatum för anställningen

  • Slutdatum för anställningen om sådan finns

  • Provanställningstid

  • Arbetstider

  • Arbetets omfattning

OBS! När du sparat en anställning kan du alltid gå tillbaka och redigera den, men gäller det en annan anställning så rekommenderar vi att lägga till en ny anställning med de nya uppgifterna

Uppgifter om anställning

I dessa inställningar kan du som chef eller administratör lägga in uppgifter om:

  • Semesterrätt

  • Uppsägningstid

  • Anställningsnummer

  • Kollektivavtalsområde

  • Kostnadsställe

  • Kontorstillhörighet

Taggar för automationer

Du kan lägga till taggar på personer som sedan kan användas för att välja mottagare i automatiseringar/processer. T.ex. VD, skyddsombud, delägare osv.

Relationer

Relationer skapas automatiskt utifrån hur du har byggt upp organisationen med team, avdelningar, vem som är chef, mm. Man kan även välja att redigera detta inne i personkortet hos en medarbetare eller för sig själv.

Under relationer kan man se vilken relation man har till personerna i fråga, om det är en medarbetare, chef, buddy, teamledare osv.

  • En buddy kan få information och uppgifter vid introduktioner av nya medarbetare.

  • En "supervisor" är exempelvis en teamledare som medarbetaren rapporterar till, men som inte har personalansvaret för medarbetaren. En supervisor har möjlighet att boka och dokumentera medarbetarsamtal samt skapa uppgifter för medarbetaren.

Rollbeskrivning

Rollbeskrivningen kan hämtas från mallar för roller som skapas under "Inställningar > rollbeskrivningar". Har du rollbeskrivningsmallar klickar du på "uppdatera från mallen".

Med en mall kan man ha likadan rollbeskrivning för anställda med samma typ av arbetsuppgifter.

Det går även att direkt skriva en rollbeskrivning inne i personkortet. Detta sparas dock inte som en mall.

För varje enskild medarbetare går det att lägga till "målsättningar för roll", oavsett om man importerat rollbeskrivning från en mall eller skrivit direkt i personkortet. Redigeringar som görs i en rollbeskrivningsmall inne i personkortet ändrar inte mallen.

Lön

Det finns möjlighet att lägga till information om lön och förmåner där man då också kan se en historik på anställdes löneutveckling. Detta kan inte alla medarbetare se utan begränsas till chefer och admin i behörigheterna.

Utrustning

Du kan lägga till utrustning på varje enskild medarbetare för att hålla koll på vem som har vad.

  • "Välj befintlig utrustning" - Då får man upp utrustning som redan är tillagda i inventariet under "Personal > Utrustning"

  • "Lägg till ny utrustning" - Genom att gå via personkortet kan man direkt skapa ny utrusning. Det ser likadant ut som ovan, men utrustningen blir istället då direkt tilldelad den persons personkort du redigerar.

Kvalifikationer och certifikat

Här kan ni lägga till vad medarbetaren har genomgått för utbildningar och ifall personen har något certifikat. Kom ihåg att skriva in sista giltighetsdatumet och en påminnelse för de utbildningar och certifikat som behöver förnyas kontinuerligt.


Möten

I personkortet under "möten" finns alla dokumenterade samtal samt kommande samtal med dina medarbetare.

Du kan även boka ett nytt samtal direkt från denna vy.


Uppgifter

I personkortet under "uppgifter" finns alla dina befintliga och redan genomförda uppdrag. Du kan välja att lägga till tasks manuellt, både på dig själv och på andra. Tasks kan också komma automatiskt genom automationer, exempelvis under en onboarding- eller offboardingprocess.

Du kan även lägga till nya tasks manuellt direkt från denna vy.


Formulärsvar

I personkortet under "Formulärsvar" samlas de enkäter som skickas från automationer och från HR-kalendern.

Om du svarar på en enkät inför medarbetarsamtal syns svaren sedan i samtalet.

Du kan även välja att skicka en ny enkät direkt via personkortet.


Dokument

Här kan du ladda upp alla dokument som är relevant för medarbetaren.

Det går även att skicka kontrakt för digital signering.


Tidavvikelser

I personkortet under "Tidavvikelser" kan man:

  • Se förfrågad ledighet

  • Registrera frånvaro

  • Godkänd ledighet/frånvaro

  • Se nekad ledighet/frånvaro

  • Se vilken typ av ledighet som registrerats/godkänts eller nekats

  • Semesterbalans

  • Frånvarostatistik

Som medarbetare kan du se allt detta på ditt egna personkort, men du kan inte godkänna ledighet för dig själv som kräver att chef/admin gör det.


Automationer

Under "automationer" finns alla automationer du just nu är en del av. Om du vill starta en ny process/automation med medarbetaren kan du direkt via knappen "lägg till medarbetare" välja vilken typ av automation den ska läggas till i.


Chefsanteckningar

Inne i personkortet finns "Chefsanteckningar" under profilbilden till vänster enligt bilden nedan. När du skapar en chefsanteckning kan du välja om du vill att anteckningen ska vara synlig för ex. HR som också har access till medarbetarens personkort. Medarbetaren kan aldrig se din anteckning.

När du klickat in dig på chefsanteckningar kan du lägga till en notering genom att klicka på "Lägg till anteckning" Där kan du skriva rubrik och vad det handlar om sedan sparas de på personkortet för dig att kolla på. När du skapar en anteckning så anges datum. Skulle du sedan uppdatera samma anteckning med ny information så anges även uppdaterat datum.

Fick du svar på din fråga?