Se film för stegen här:
Steg-för-steg-guide:
1. Skapa profil i Evity och bjud in
Börja med att gå till fliken Personal - Anställda. Här hittar du alla dina befintliga medarbetare. För att lägga till nya medarbetare klickar du på "Bjud in personal" som finns uppe i högra hörnet.
Du får då skriva in namn, epost (privat och/eller jobb), telefonnummer, personnummer och startdatum för den anställde. Telefonnummer kan lämnas tomt om du vill att det ska läggas in av den anställde själv. Tryck sedan på "Nästa".
När du har tryckt på "Nästa" ser det ut som på bilden nedan.
Här kan du välja att lägga in:
Rollbeskrivning - utifrån era rollbeskrivningsmallar
Standardbehörigheter - utifrån era behörighetsmallar (chef, admin eller medarbetare)
⚠️ Det är viktigt att tilldela en behörighetsmall för att medarbetaren ska kunna få åtkomst till sitt eget personkort när denne bjuds in i systemet.
Chef - Om du väljer standardbehörighet kan du även välja att lägga till dennes chef här. Alternativ utifrån vilka som har standardbehörigheten på chefs eller admin-nivå kommer upp som alternativ.
Onboarding - Om du väljer att välja "onboarding Evity" kommer personen automatiskt hamna in på automationen onboarding, vilket sedan går att finna under fliken "automationer"
Arbetsflöde för födelsedagar - om detta väljs måste även födelsedatum fyllas i. Vid detta val kommer dennes födelsedag visas i HR-kalendern för valda personer.
Du också välja "hoppa över för tillfället" på samtliga steg och lägga in det i efterhand.
Om du bockar i "Skicka e-post med inbjudan" får du möjlighet att direkt bjuda in medarbetaren till Evity med e-postmallen för inbjudningar. Du kan redigera mailet innan du skickar inbjudan.
Om du inte bockar i "Skicka e-post med inbjudan" skapas ett personkort för medarbetaren men utan att den får en inbjudan till Evity. Du kan då gå in via "personal -> anställda" och vid senare tillfälle bjuda in personen via dennes personkort. Klicka då på knappen under profilbilden på brevet längst åt höger.
2. Fyll på med ytterligare information på den nyanställdas personkort
Innan du börjar skapa ett avtal kan du kompletera med information om medarbetarens anställning och kontaktuppgifter på deras personkort, om detta inte redan har gjorts i tidigare steg. Denna information läggs då till automatiskt till avtalet när det skapas om det finns merge tags i avtalsmallen.
För att kunna fylla på med infromation på en medarbetares personkort krävs att du har rätt behörigheter. Hittar du en "Redigeraknapp" vid någon av fälten på medarbetarens personkort så har din organisation tillåtit dig att ändra och fylla i dessa uppgifter.
3. Skicka avtal och tilldela onboarding
Gå in på medarbetarens personkort (skriv namnet i sökrutan och visa profil). För att skapa ett nytt avtal går du in på medarbetarens personkort och menyn "Dokument" där klickar du på "Skicka kontrakt" uppe i högra hörnet.
Nu får du välja vilket avtal du vill använda utifrån de förvalda kontraktsmallarna.
Mallen hämtar information från personkortet och skulle information saknas så visas det som röd text i avtalet och då kan du redigera informationen manuellt eller backa tillbaka och lägga till information på personkortet (som beskrivet ovan) och sedan på nytt klicka på skicka kontrakt, då kommer den nyss tillagda informationen ha fyllts på i avtalet. När du läst igenom avtalet och gjort ev. justeringar klickar du dig vidare till nästa steg.
I nästa steg lägger du till de personer utöver medarbetaren som ska signera avtalet.
Här väljer du även om avtalet ska signeras med mobilt Bank-id eller digital signatur (om du väljer mobilt bank-id behöver alla parter signera med bank-id).
Om medarbetaren ska läggas till i en onboarding kan detta väljas från denna vy. Medarbetaren läggs då till automatiskt i en onboarding när avtalet är signerat av alla parter.
⚠️Obs: För att medarbetaren ska få information skickad till sig från onboardingautomationen behöver kontot vara aktiverat = Medarbetaren behöver ha fått en inbjudningslänk och loggat in för första gången. Har medarbetaren INTE aktiverat sitt konto (loggat in) så kommer ingen information att gå fram till denne.
Vad händer nu?
När medarbetaren har signerat avtalet får både chef och du som skickat avtalet för signering en notifikation att avtalet är signerat. Det signerade avtalet sparas på medarbetarens personkort under fliken Dokument (samma plats som du skickat avtalet från).
När avtalet är signerat aktiveras Onboardingautomationen och information från onboardingen kommer att skickas till respektive mottagare med uppgifter att göra kopplade till den nya medarbetaren.