När vi startar upp ert nya konto i Evity behöver vi importera er personal samt all den personalinformation ni vill ha i kontot. Detta görs via en Excelfil som vi skickar till er för att fylla i efter uppstartsmötet.
När ni importerar medarbetarna via denna fil i Evity skapas profiler för samtliga, men de kommer inte att bjudas in till systemet ännu.
Om ni vid ett senare tillfälle vill komplettera med mer information eller nya medarbetare, är det möjligt att göra ytterligare importeringar i systemet (detta görs främst i samband med att man vill massimportera). Ni kan såklart bjuda in medarbetare, uppdatera eller lägga till information direkt i Evity när som helst.
I Excelfilen hittar du fyra flikar
Welcome
Här hittar du nödvändig information för att komma igång med importen.
Staff Import (prioriteras vid uppstart)
Här skriver du in all persondata som du vill ha in i Evity, exempelvis personnummer, adress, nuvarande lön, bankkontouppgifter etc.
Salary history import
Om ni vill ha lönehistorik i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.
Employment history import
Om ni vill ha anställningshistorik i Evity skriver du in det under den här fliken. Se exempel nedan.
Staff Import
Förnamn, efternamn, jobbmejladress samt personnummer är obligatoriska fält.
Resterande fält är inte obligatoriska utan kan lämnas blanka, men många av dessa bör importeras in för att minska det administrativa arbetet senare. Men med det sagt går Informationen även att lägga till direkt i Evity också efter det att man har importerat in medarbetarna.
First Name: Medarbetarens förnamn.
Last Name: Medarbetarens efternamn.
Work Email: Medarbetarens jobbmejladress.
Personal Email: Medarbetarens personliga mejladress.
Phone Number: Medarbetarens jobbtelefonnummer.
Personal Number: Medarbetarens personnummer (10 eller 12 siffror, med eller utan bindestreck).
Address Line 1, Post Code, City, Country: Medarbetarens adress.
Gender: Medarbetarens kön.
Date of Birth: Medarbetarens födelsedatum (viktigt att ha i Evity om du vill ha tillgång till födelsedagar i kalendern, då detta inte är kopplat till personnummer).
About/Biography: Information om medarbetaren. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort.
Competencies: Medarbetarens kompetenser. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort. Fältet är inte kopplat till kompetensbiblioteket eller kompetenskartläggningen.
Interests: Medarbetarens intressen. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort.
Bank Name: Banken där medarbetaren har sitt bankkonto (exempelvis Swedbank eller Handelsbanken).
Name on Bank Account: Medarbetarens namn på kontot (exempelvis Allkonto).
Clearing Number: Medarbetarens clearingnummer (den första delen, 4 eller 5 siffror, av bankkontonumret).
Account Number: Siffrorna efter clearingnumret.
Tax Code: Medarbetarens skattetabell.
IBAN Number: Medarbetarens IBAN-nummer (om tillämpligt).
Food Allergies: Eventuella matallergier som är viktiga att känna till.
Favorite Foods: Medarbetarens favoriträtter. Detta fylls vanligtvis i av medarbetaren själv på sitt personkort.
Medical Notes: Eventuella hälsoproblem som det kan vara bra att känna till.
Evity Permission Template: Anger medarbetarens behörigheter i Evity. Detta läggs ofta till senare direkt i Evity.
Employment Type: Är medarbetaren fastanställd eller temporärt anställd? Om temporär, skriv vilken typ av anställning i fältet "Temporary Employment Type", om fastanställd lämnar du den blank.
Employment Start Date: Medarbetarens anställningsstartdatum (YYYY-MM-DD).
Employment End Date: Medarbetarens anställningsslutdatum, om tillämpligt.
End of Probation Date: Om medarbetaren haft provanställning kan du lägga till denna information.
Time Type: Välj typ av anställning (heltid, deltid etc.) från rullgardinsmenyn.
Hours per Week: Antal arbetade timmar per vecka.
Allocation Time Percent: Procentuell arbetstid.
Employment Number: Medarbetarens anställningsnummer.
Vacation Days: Antal semesterdagar medarbetaren har.
Notice Period: Välj uppsägningstid från rullgardinsmenyn.
Role: Medarbetarens nuvarande roll/titel.
Salary Amount: Ange medarbetarens grundlön utan att använda kommatecken eller mellanrum (, ). Exempel på korrekt format: 28970
Salary Frequency: Välj frekvens för löneutbetalning (månatlig, veckovis etc.).
Salary Currency: Exempelvis SEK.
Salary Notes: Eventuella anteckningar om lönen som du vill ska finnas i medarbetarens personkort.
Manager Email: Medarbetarens chefs mejladress. Detta läggs till för att automatiskt koppla rätt chef i Evity.
Teams: Vilket team tillhör medarbetaren (t.ex. Ekonomi, Sälj, Marknad). Om medarbetaren tillhör flera team, separera dem med ett komma (,).
Location: Vilket kontor medarbetaren arbetar från.
Salary History import
Instruktioner för import av lönehistorik
Om ni vill importera lönehistorik gör ni det via denna flik. Det är viktigt att varje tidigare löneperiod anges på separata rader. Dessa kopplas sedan samman via medarbetarens e-postadress. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:
E-postadress (obligatoriskt): Ange samma e-postadress för alla rader som tillhör samma medarbetare.
Lönebelopp (obligatoriskt): Varje rad representerar ett unikt lönebelopp för en specifik period.
Lönefrekvens (obligatoriskt): Välj från rullgardinslistan.
Lönevaluta (obligatoriskt): Välj från rullgardinslistan.
Start- och slutdatum (startdatum är obligatoriskt):
För varje rad anger du det datum då löneperioden började (Start Date).
Om lönen är avslutad, anger du även ett slutdatum (End Date).
För den nuvarande lönen (pågående löneperiod) lämnar du fältet End Date tomt.
Exempel: I Excelfilen ovanför har "Linn" haft fem olika löner under olika tidsperioder. Notera att den senaste raden saknar ett slutdatum, vilket visar att lönen fortfarande är pågående.
Employment History Import
Instruktioner för import av Anställningshistorik
Om ni vill importera anställningshistorik gör ni det via denna flik. Följ stegen nedan för att säkerställa att filen är korrekt ifylld:
E-postadress (obligatorisk): Ange samma e-postadress för alla rader som tillhör samma medarbetare.
Anställningsform (obligatorisk): Välj anställningstyp från rullgardinslistan.
Temporär anställningsform (obligatorisk för visstidsanställningar): Specificera typen av visstidsanställning.
Anställningsstartdatum (obligatorisk): Fyll i startdatum för anställningen i formatet "ÅÅÅÅ-MM-DD".
Anställningsslutdatum: Om anställningen har ett slutdatum, fyll i det här. Format "ÅÅÅÅ-MM-DD"
Sista dag för provanställning: Ange sista datum för provanställningen, om det finns ett. Format "YYYY-MM-DD".
Arbetsomfattning (obligatorisk): Specificera om det är heltid, deltid eller timanställning - välj från rullgardinslistan.
Timmar per vecka: Om ni vill kan ni ange antal timmar per vecka som medarbetaren arbetar. Om det inte är ett heltal, skriv punkt (.) mellan: ex 39.75
Procentsats: Om ni vill kan ni fylla i procentsatsen för arbetstiden i förhållande till heltid (exempelvis 50 för 50%). Om det inte är ett heltal, skriv punkt (.) mellan: ex 85.50
Viktigt att tänka på:
Format: Se till att alla datum är i korrekt format.
Obligatoriska fält: Fält markerade med * är obligatoriska.