Utrustning i Evity hjälper er att enkelt hålla koll på vilken utrustning som tilldelats era medarbetare. Ofta får en nyanställd både arbetsmobil och dator när de börjar, och med hjälp av denna funktion kan ni enkelt spåra vem som har fått vilken utrustning. Funktionen fungerar även som en komplett inventarielista där ni kan registrera all utrustning ni köpt in, oavsett om den är tilldelad någon medarbetare eller inte. Detta gör det lätt att både hantera tilldelning och hålla översikt över företagets utrustning.
1. Hantera Utrustningslistan (Inventarielistan)
Utrustningslistan i Evity är en funktion som gör det möjligt att hålla koll på vilken utrustning medarbetarna har tilldelats, men även att ha en komplett inventarielista över företagets utrustning. Detta inkluderar både tilldelad och ej tilldelad utrustning.
För att skapa och hantera listan, gör följande:
Gå till Personal och välj sedan Utrustning.
Här kan du skapa en inventarielista som visar all utrustning som finns hos företaget. Du kan också tilldela utrustning till medarbetare direkt från den här vyn. All utrustning du skapar här kommer även att visas som förslag när du tilldelar utrustning från ett medarbetares personkort, vilket gör processen mer effektiv.
Tryck på Lägg till utrustning för att lägga till ny utrustning i listan.
Välj en kategori för utrustningen (om den inte finns, välj "Övrigt").
Därefter har du möjlighet att skriva in vad det är för typ av Artikel, lägga in exempelvis serienummer under "identifierare" och vad det är för Värde på Artikeln.
Om du vill tilldela utrustningen direkt, välj Lägg till mottagare och välj den medarbetare som ska få utrustningen. Om du inte vill tilldela den direkt kan du låta utrustningen vara registrerad tills den behövs.
Du har också möjlighet att lägga in notifikationer för att till exempel påminna om underhåll, här kan du lägga valfri mottagare, i detta fall har jag lagt att medarbetarens chef ska få notisen på mejl.
Tryck på Klart för att spara utrustningen. Den kommer nu att synas i utrustningslistan, och om du har tilldelat den till en medarbetare kommer det även att visas på medarbetarens personkort.
2. Personkort – Tilldela och hantera utrustning
För att hantera utrustning direkt från en medarbetares personkort, följ stegen nedan:
Gå in på den aktuella medarbetarens personkort.
Tryck på Uppgifter om anställning.
Skrolla längst ner på sidan till sektionen Utrustning.
Om medarbetaren redan har tilldelad utrustning, kommer den att visas här, oavsett om utrustningen har lagts till via personkortet eller från utrustningslistan. Om du vill lägga till ny utrustning eller tilldela befintlig utrustning gör du det enligt nedan:
Tryck på Lägg till utrustning i det högra hörnet.
Du får nu två alternativ:
1. Välj befintlig utrustning: Här visas all utrustning som redan är inlagd i systemet, både tilldelad och ej tilldelad. Välj den utrustning du vill tilldela medarbetaren.
2. Lägg till ny utrustning: Om utrustningen inte redan finns registrerad, kan du lägga till den här. Samma ruta kommer nu dyka upp igen som jag beskrev det ovan. Fyll i detaljer som typ av artikel, identifierare och värde. Den nya utrustningen blir då direkt tilldelad medarbetaren och synlig på både personkortet och i inventarielistan.
När du är klar, tryck på Klart. Den tilldelade utrustningen visas nu på medarbetarens personkort och under företagets övergripande utrustningslista.
Med dessa två funktioner kan ni enkelt hålla koll på all utrustning i företaget, både på individnivå och som en övergripande utrustnings- och inventarielista.