En väl genomtänkt introduktion för nya medarbetare gör en stor skillnad för både din organisation och den anställde. I denna artikel beskriver vi hur du skapar en introduktionsprocess i Evity.

Kom ihåg att en medarbetare kan använda sin privata e-postadress om den inte har en jobbmejl.

Välj "Automationer" i menyn. För att skapa en ny introduktionsprocess klickar du sedan på "Skapa automatiserad onboarding".

Du kommer då till vyn i bilden nedan. Du kan namnge processen samt välja en färg och symbol för den.

Vyn är en tidslinje med en sektion för den nya anställda, dennes chef och med möjlighet att lägga till andra personer från organisationen genom att klicka på "Lägg till mottagare". Det gröna sträcket på tidslinjen visar den nyanställdas första dag. Vänster om sträcket är innan första dagen och till höger om sträcket är efter första dagen.

För att lägga till information som ska gå ut till den anställde, chefen eller annan klickar du på pluset på raden du vill skapa information till.

Händelsedetaljer
Du namnger innehållet och fyller i den information du vill ska skickas ut till personen som är kopplad till denna post. Här väljer du även vilken dag i förhållande till första dagen du vill att informationen ska skickas ut. Processen blir lika oavsett vilket datum en ny person börjar.

Tags

Här kan du personifiera meddelandet genom att välja vilken tag du vill använda. I detta exempel kommer förnamnet på mottagaren läggas in i meddelandet. Detta anpassar du utifrån vilket meddelande du skapar.

Add Task

Du kan ge medarbetaren eller chefen uppgifter genom att klicka på Add task/lägg till uppgift". Här kan du beskriva uppgiften, vem den är associerad med och hur många dagar innan den ska vara genomförd. När uppgiften är klar kan mottagaren bocka i att den är genomförd. Om uppgiften inte markerats som genomförd kommer en påminnelse skickas ut dagen innan den ska vara klar.

Add documents

Under introduktionen kan det vara bra att visa exempelvis policys och dokument för en ny anställd. Du kan i meddelandet till mottagaren även lägga till detta som en "uppgift". På så sätt måste den anställda markera att den tagit del av informationen genom att bocka i uppgiften.

Add form

Du kan skicka ut formulär till den anställde t.ex. för att be dem fylla i praktisk information så som storlek på arbetskläder, vad för jobbdator/telefon de föredrar mm. När du klickar på "add form" får du upp en lista på de formulärmallar du skapat och kan välja mellan.

Du skapar formulärmallar under "Undersökningar" --> Skapa formulär sedan klickar du på knappen i högra hörnet "skapa ett nytt formulär".

När du är färdig med introduktionsprocessen får du upp en tidslinje med de händelser som kommer ske under processens gång. Du kan då välja "lägg till medarbetare" för att bjuda in de som ska delta i introduktionen.

På raderna för "invited staff members" och "invitees manager" kan man också välja att lägga till vem/vilka som ska ta del av processen.

När du klickat på "lägg till medarbetare" kan du då välja en eller flera som ska ingå i processen. Tryck sedan på "Bjud in" för att bjuda in de medarbetare du bockat i.

Nu vet du grunderna i hur du skapar en introduktionsprocess i Evity.