För att underlätta administration och förenkla anställningsprocessen har vi utvecklat en funktion för att skapa avtal med digital signering i Evity. Vi beskriver nedan hur du kommer igång med funktionen.

För att skapa avtalsmallar går du till "Inställningar --> Mallar för kontrakt".
Där finns ett antal inlagda mallar som ni kan anpassa till er organisation. Alt. om du vill kan du skapa egna avtalsmallar. Klicka då på "Skapa en ny avtalsmall".

När du skapar eller ändrar ett avtal kan du använda "merge tags" för att avtalet ska hämta information från en anställds personkort när du skapar ett avtal.

När du vill skicka ett avtal till en blivande/befintlig anställd går du in på dennes personkort.

Innan du börjar skapa ett avtal lägger du till all information om medarbetarens anställning och kontaktuppgifter på deras personkort. Denna information läggs då till automatiskt till avtalet när det skapas om det finns merge tags i avtalsmallen.

För att skapa ett nytt avtal går du in på medarbetarens personkort och menyn "Dokument" där klickar du på "Skicka kontrakt" uppe i högra hörnet.

Du får då välja vilken avtalsmall du vill skapa avtalet från.

Du har sedan möjlighet att ändra innehållet i mallen för att anpassa innehåll eller om det är något extra ni kommit överens om med medarbetaren som inte finns med i mallen. Merge tags som är tomma (inte inlagda på personkortet) är markerade röda. Du kan lägga till egen information där eller ta bort dem om de inte är relevanta. Klicka på next för att gå vidare när du är klar.

I nästa steg lägger du till de personer utöver medarbetaren som ska signera avtalet.
Här väljer du även om avtalet ska signeras med mobilt Bank-id eller digital signatur (om du väljer mobilt bank-id behöver alla parter signera med bank-id).

Om medarbetaren ska läggas till i en onboarding kan detta väljas från denna vy. Medarbetaren läggs då till automatiskt i en onboarding när avtalet är signerat.

Om någon av parterna vill göra en ändring i avtalet efter att det skickas iväg kan du återkalla avtalet och göra ändringar för att sedan skicka iväg det igen. Du gör detta genom att klicka på avtalet i medarbetarens personkort under Dokument och sedan klicka på avtalet sedan "Återkalla och redigera".

Mottagaren av ett avtal som ska signeras kommer få ett mail som ser ut som nedan. För att gå vidare till signering klickar den på "Open document".

När alla parter signerat avtalet sparas det på medarbetarens personkort under fliken Documents enligt nedan.

Lycka till med era framtida avtal!