En viktig del i arbetet med organisationskultur, arbetsmiljö och jämställdhetsarbete är att inkludera personalen i utvecklingen och arbetet av dessa områden. Det är dels ett lagkrav men också väldigt viktigt för att underlätta och få effekt av arbetet.

När ni inkluderar personalen i dessa frågor ger ni dem möjlighet att ta ansvar, vara med och påverka samt vara informerade i vad som händer och vilka eventuella förändringar som ska ske. Detta ökar engagemang och skapar trygghet för de som har behov av att veta vad sker framåt.

Nedan ger vi exempel på agendor inom dessa tre områden. Ni behöver själv göra bedömningen om alla frågor är relevanta för er verksamhet, men här finns en grund att utgå från.

Inför och efter mötet

Skicka ut agendan en vecka innan mötet till alla medarbetare.
Sätt mål för mötet (exempelvis en åtgärdsplan eller diskussion inför beslut).
Planera mötet efter en medarbetarundersökning/skyddsrond/medarbetarsamtal för att använda resultat som diskussionsunderlag.
Skicka ut formulär med frågor inför mötet vid behov.
Förbered det praktiska och den fysiska platsen med kablar, projektor osv för att inte ta tid under mötet.
Förbered om det ska det vara en fikapaus eller liknande.
Se till att mötet uppfyller målet och att ni är effektiva för att nå det, ingen gillar ineffektiva möten.
Delegera ansvar och åtgärder direkt på mötet och bestäm datum för uppföljning.
Dokumentera mötet och skicka anteckningar till hela företaget.

Tema organisationskultur

Syfte: Att alla har samsyn och deltar i utvecklingen av organisationskulturen.

Mål: Ex. Gå igenom beteenden som premieras i er organisation.

Om detta inte är första gången ni diskuterar er organisationskultur: Är det någon av nedan punkter som förändrats eller som inte är i linje med vad ni kommit överens om tidigare?

Agenda

Gå igenom er vision och hur ni rör er mot visionen.
Diskutera: Vilka är era framgångsfaktorer för att nå visionen?
- Exempel era värdeord, arbetsprocesser, kundsupport osv.
Presentera några händelser under året där personer gjort aktiviteter eller beteenden som bidrar till er kultur och framgång.
Diskutera: Vilka beteenden stöttar framgångsfaktorerna?
- Exempel hjälpsamhet, vänlighet, tydlighet, snabbt agerande.
Hur premierar ni beteenden som främjar er kultur och bidrar till framgångsfaktorerna?
- Exempel: månadens anställd inom segment, vinster i tävlingar, klapp på axeln under möten.
På vilket sätt firar ni framgångar gemensamt?
- Fika, lunch. middagar, aw:s, löppass.
Vilka aktiviteter stärker er som arbetsgivare och team varje år?
- Exempel: Resor tillsammans, event, kurser, kompetensaktiviteter.
Diskutera: Hur ska vi behandla varandra som kollegor när:
- Saker går bra.
- Saker går mindre bra.
- När någon mår dåligt.
- När någon misslyckas.
- När någon lyckas.
Dokumentera diskussionen och kom överens om vilka beteenden och aktiviteter som ska premieras och vilka konsekvenser det får när man inte följer dem.
Skicka ut anteckningarna till hela företaget efter mötet.

Tema arbetsmiljö

Syfte: Att alla deltar i att utveckla och följa det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Mål: Ex. Gå igenom åtgärdsplanen från skyddsronden för att delegera ansvar och göra prioriteringar tillsammans.

Agenda

Skyddsombudet rapporterar årets arbetsmiljöarbete och speciella händelser som olyckor, tillbud, avvikelser och åtgärder.
Gå igenom åtgärdslista från skyddsronden. Diskutera om något saknas, vad bör prioriteras och vem är ansvarig.
Gå igenom svaren angående arbetsmiljö från föregående medarbetarundersökning. Diskutera om något bör läggas till i åtgärdslistan.
Dokumentera diskussioner och skicka ut anteckningar samt åtgärdslista till alla medarbetare.
Följ upp arbetet vid nästa skyddsrond eller årliga uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Tema jämställdhet

Syfte: Att alla deltar i att utveckla och följa ert jämställdhetsarbete.

Mål: Ex. Att alla tar ansvar och är med i utvecklingen av en jämställd arbetsplats.

Agenda

Gå igenom svaren angående jämställdhet från föregående medarbetarundersökning. Diskutera svaren samt medarbetarnas upplevelse av jämställdhet inom:
- Arbetsförhållanden
  - Hur öppet är klimatet på arbetsplatsen, hur är jargongen och vilka är de rådande attityderna? Kommer normer eller stereotypa föreställningar om till exempel kön, ålder, etnisk tillhörighet, sexuell läggning eller funktionsnedsättning till uttryck på ett sätt som kan leda till diskriminering? Är utformningen av kontorsmöbler, verktyg och tekniska hjälpmedel anpassade efter olika behov?
- Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor
  - Finns det risker för diskriminering i de riktlinjer, policydokument och kriterier för lönesättning som finns på arbetsplatsen? Eller i de bestämmelser och praxis som finns för olika löneförmåner, till exempel tjänstebil, bostads- eller reseförmåner och bonussystem?
- Rekrytering och befordran
  - Hur annonseras lediga tjänster och hur går urvalet till? Får alla, oavsett till exempel kön, etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning eller ålder stöd och uppmuntran att söka interna tjänster?
- Utbildning och övrig kompetensutveckling
  - Vilka olika möjligheter finns till kompetensutveckling på din arbetsplats och får alla tillgång till dessa oavsett diskrimineringsgrund? Finns det någon skillnad i vilka som får och vilka som inte får möjlighet till kompetensutveckling? Finns det någon koppling till diskrimineringsgrunderna?
- Möjligheter att förena arbete och föräldraskap
  - När förläggs möten, konferenser eller andra arbetsplatsträffar? Kan alla delta? Har medarbetare med föräldraansvar möjlighet att påverka var och när de utför arbetet? Hur vanligt är det med övertid och hur påverkar det möjligheten att ta ansvar för barn och hem?
Utifrån diskussionerna, skapa förslag på en åtgärdslista med prioriteringar, vem som är ansvarig och när åtgärden ska vara klar.
Boka in datum för uppföljning.