För att boka in möten går du till dashboarden och klickar sedan på "Boka möte".

Välj sedan om du vill använda en mötesmall eller om du vill skapa ett möte utan mall.

I mötesinställningarna kan du redigera mötesnamn, agenda och addera en enkät, exempelvis frågor inför medarbetarsamtal. Om du har valt en färdig mötesmall, skapas ett möte med en förifylld agenda och tillhörande enkät, förutsatt att detta är inställt i mallen du valt. Här ställer du även in inställningar för synlighet av formulärsvar och ges möjligheten att ladda upp tillhörande dokument.

Nu kan du välj vilka som ska delta på mötet genom att lägga till deras mailadress eller söka på deras namn. Du kan även ställa in om både du och din medarbetare ska svara på ett formulär eller ifall du vill dölja mötets innehåll för din medarbetare. Om du väljer att dölja mötesanteckningarna, kommer din medarbetare inte att kunna se mötesagendan eller de kommentarer som skrivs under mötet. När mötet sparas och låses förblir mötesagendan dold för medarbetaren, men öppna kommentarerna blir synliga.

Du kan också välja att någon annan ska vara ägare av mötet genom att trycka på "Sätt som ägare", vilket exempelvis kan vara bra ifall det är någon annan som ska anteckna i mötet eller vid exempelvis lönesamtal där både chef och medarbetare svarar på lönekriterier.

Sedan väljer du datum och tid för mötet samt eventuellt kontor för mötet. Sparar genom att trycka på "Schemalägg möte" och då hamnar bokningen i din HR-kalender samt din Outlook/Google kalender förutsatt att du har synkroniserat dem.

⭐Färdig! Du kan nu se dina inbokade möten på din dashboard under möten. Härifrån kan du även öppna mötet när det är dags att genomföra det, alternativt gå direkt via länken i din Outlook/Google kalender.

Följa samma steg som enligt guide ovan. När du bjudit in samtliga mötesdeltagare till mötet ändrar du ägare av mötet genom att klicka på "Sätt som ägare" på chefen (alternativt medarbetaren om denne ska föra anteckningar i mötet).

Därefter tar du bort dig själv från mötet genom att trycka på krysset till höger om ditt namn i listan. Nu är endast chefen och medarbetaren kvar i mötet och är de enda som har tillgång till mötesanteckningarna. Välj dag och tid för mötet och tryck "Schemalägg möte" för att slutföra mötesbokningen.

När du går in i ett möte kan du se vilka frågor som är med på agendan i textfältet i mitten. Du kan också se en sammanställning av medarbetarens svar på formuläret genom att klicka på "Visa svar" under fliken "Formulärsvar" i den högra menyn.

I ett möte har du möjlighet att dokumentera direkt i mötesagenda. Du och din medarbetare kan även lägga till "Uppföljningsuppgifter", alltså uppgifter som ni under mötet kommer fram till kan vara bra att följa upp. Ett exempel är att lägga till din utvecklingsplan för kommande period. Lägg då till vem som är ansvarig, vad som ska göras och när det ska vara klart. Evity skickar då en påminnelse om uppgiften inte är ibockad (uppfylld) innan deadline. Du och din medarbetare hittar sina uppgifter under fliken "Mina uppgifter" på dashboarden som vi visade ovan.

Innan eller under mötet har du möjlighet att lägga till en kommentar under "Dina kommentarer", du kan då fylla i din kommentar och klicka på "Spara". Dessa kommentarer är synliga för samtliga mötesdeltagare. Under "din privata anteckningar" kan också lägga till privata noteringar för din egna skull. Dessa ser inte din medarbetare, på samma sätt som du inte ser ifall din medarbetare har gjort privata noteringar.

För att avsluta och spara mötet klickar du på "Spara och lås". Då får du välja vart mötet ska sparas, vid till exempel ett medarbetarsamtal ska mötet sparas på medarbetarens personkort. Finns ett direkt chefskap i Evity mellan dig och din medarbetare sparas möte automtiskt på medarbetarens personkort.