När du trycker på fliken HR kalender/ HR planering får du en överblick av de händelser i din organisation som är personalrelaterat. Som administratör planerar du hela organisationens "årshjul" kopplat till personalfrågor där både chefer och medarbetare kan få information, påminnelser eller uppgifter utskickade automatiskt.
Som chef har du tillgång till din egna HR-kalender och kan se de övergripande aktiviteterna. Du kan även skapa egna processer för påminnelser, uppföljningar eller andra händelser för dig eller ditt team.
Kalendern visar allas födelsedagar, första dag samt sista dag på jobbet, medarbetarsamtal, undersökningar, årsdagar och inlagda HR-processer. Genom att trycka på "Filter" går dessa att filtrera.
Du skapar en HR process genom att trycka på HR-planering -> Kalender och sedan "Lägg till mötesprocess" i det högra hörnet. Härifrån får du två val; "Schemalägg möte" eller "lägg till process". Välj "Lägg till process".
Här väljer du rubrik, datum för när processen ska initieras alt. när den ska vara slutförd, om det ska vara ett upprepande event eller inte. På redigera synlighet kan du även skräddarsy vem/vilka som ska se denna process i HR kalendern i Evity och ifall den ska vara synlig i outlook/ google calendar. Du bestämmer vem som ska få information från processen genom att klicka på "lägg till mottagare".
Här kan du välja utifrån enskild person, behörighet, företag, avdelning eller team.
Man kan välja att lägga flera mottagare och sedan anpassa på tidslinjen vem som ska få vilken information och när detta ska skickas till mottagaren i förhållande till det datum du valt för processen (datumet visas som en grön linje). Valda mottagare kommer att kunna se rubriken för processen i sin HR kalender om du inte väljer att "Redigera synlighet" se ovan.
Exempelvis kan det se ut som nedan:
Genom att trycka på plusknappen (+) kan du lägga in information på tidslinjen för valda mottagare.
När du klickat på + får du skapa ditt meddelande. Du kan justera dag då meddelandet ska skicka ut i förhållande till angivet datum för processen. Meddelandet kommer att skickas som en notifikation till mottagarens mail (valbart med sms i företagets inställningar). Genom att använda "Tags" kan du skapa riktade meddelande (t.ex. Hej (mottagarens fornamn) kommer att anpassas efter mottagare av meddelandet)
Add tasks - om man vill lägga till uppgifter som mottagaren skall genomföra. Där kan man välja antal dagar som den har att genomföra varje specifik uppgift.
Add form - om du vill lägga till ett formulär som medarbetaren ska svara på (t.ex. medarbetarundersökning eller frågor till medarbetarsamtal) Formulär som går att välja är de som du har under "mallar för formulär" som är publicerade.
Add documents - Går att välja både bland filer som ni har uppladdade i Evity såväl som från din dator.
När du skapat din process klickar du på "klart". I din HR-kalender kommer nu få en överblick vilken månad processen är planerad och kan alltid redigera processen genom att klicka på den på nytt.
