En ny medarbetare har anställts och nu ska denna in i Evity, ett avtal ska signeras och en onboardingprocess ska startas. Hur gör jag?

Du kan välja att se en film för stegen i Evity och läsa mer nedan.

Det första du ska göra är att skapa en profil i Evity
Gå till personalfliken och klicka på knappen Bjud in personal. Fyll i information som efterfrågas.

Det är bra om du sedan samlat in följande information så att du lägga in detta i Evity direkt. Du kan självklart komplettera på medarbetarens personkort senare om det behövs. Du behöver personliga uppgifter, (namn, personnummer, mejladress, telefonnummer) och uppgifter om anställningen (anställningsform, startdatum, ev. slutdatum provanställning, roll, arbetstid per vecka, och lön när du sedan ska skicka iväg kontraktet.

Skicka anställningsavtal för digital signering och starta Onboardingprocessen

Gå in på medarbetarens personkort (skriv namnet i sökrutan och visa profil). Du kan komplettera med uppgifter gällande medarbetaren under fliken Personliga uppgifter och Uppgifter om anställning.

På personkortet klickar du sedan på fliken Dokument och därefter på Skicka kontrakt. Nu får du välja vilket avtal du vill använda utifrån de förvalda kontraktsmallarna. Mallen hämtar information från personkortet och skulle information saknas så visas det som röd text i avtalet och då kan du redigera informationen manuellt eller backa tillbaka och lägga till information på personkortet (som beskrivet ovan) och sedan på nytt klicka på skicka kontrakt, då kommer den nyss tillagda informationen ha fyllts på i avtalet.

När du läst igenom avtalet och gjort ev. justeringar klickar du dig vidare till nästa steg.

Lägg till mailadress och namn på den som utöver medarbetaren ska signera avtalet.

Välj även att lägga till medarbetaren till onboardingautomation och födelsedagsautomationen samt bocka i rutan att bjuda in medarbetaren till Evity när avtal är signerat.
​

Obs: För att medarbetaren ska få information skickad till sig från onboardingautomationen behöver kontot vara aktiverat = Medarbetaren behöver ha fått en inbjudningslänk och loggat in för första gången. Har medarbetaren INTE aktiverat sitt konto (loggat in) så kommer ingen information att gå fram till denne.

Vad händer sen?
När medarbetaren har signerat avtalet får både chef och du som skickat avtalet för signering en notifikation att avtalet är signerat. Det signerade avtalet sparas på medarbetarens personkort under fliken Dokument (samma plats som du skickat avtalet från).

När avtalet är signerat aktiveras Onboardingautomationen och information från onboardingen kommer att skickas till respektive mottagare med uppgifter att göra kopplade till den nya medarbetaren.

Ha du några funderingar så får du gärna höra av dig i Evity-chatten nere till höger i Evity.