Boka möten som medarbetare

Gå in i din HR-kalender och klicka på Schemalägg möte uppe i högra hörnet.

Välj sedan om du vill använda en mötesmall eller om du vill börja utan mall.

Nu väljer du mötesnamn, beskrivning och om du vill använda någon enkät, exempelvis frågor inför medarbetarsamtal. Du kan lägga till tags för att i efterhand kunna söka upp och få en överblick över dina tidigare möten och välja om din chef ska kunna ta del av svaren på frågorna.

Välj vilka som ska delta på mötet genom att lägga till deras mailadress.

Du kan också välja att din chef ska vara ägare av mötet genom att trycka på "Sätt som ägare", vilket exempelvis är bra om det är din chef som ska anteckna under mötet. Du kan även ställa in om både du och din chef ska svara på formuläret eller ifall du vill dölja mötets innehåll för din chef.

Om du inte lagt till en koppling till din Office365- eller Google-kalender kan du ladda ned en kalenderbokning via fil på de tre prickarna bredvid "Schemalägg möte" och sedan välja "Skaffa en Ical-länk".

Sedan väljer du datum och tid för mötet och sparar genom att trycka på "Schemalägg möte" och då hamnar det i din HR-kalender.

Du kan gå in och ändra inställningar i mötet genom att trycka på "Redigera".

För att gå in i mötet klickar du på "Gå med i mötet". (Om du har en koppling till din kalender alternativt laddat ned en kalenderfil finns en länk till mötet direkt i din kalender).

Inne i mötet förs anteckningar i textfältet i mitten. Det finns även möjlighet för dig och din chef att lämna kommentarer under eller innan mötet. Under fliken "Dina privata anteckingar" kan ni båda själva anteckna utan att den andra parten ser.

Kom ihåg! Bara den som är ägare av mötet kan anteckna.

Vid behov att skapa en utvecklingsplan eller att uppgifter uppkommer i mötet kan funktionen "Followup Tasks" användas. Här kan uppgifter, och slutdatum för när uppgiften ska vara klar, läggas på dig själv eller på din chef. Evity påminner den ansvarige att göra klart uppgiften dagen innan den går ut.

För att ställa in vem som är ansvarig och när den ska vara klar klickar du på "Lägg till uppgift".

Du får då upp denna vy för inställningar där du fyller i vad uppgiften är, vem som ska utföra den och tills när den ska vara klar. Du kan också välja att länka uppgiften till en annan person, exempelvis om den personen är anledningen till att du ska utföra uppgiften.

Uppgifterna hamnar automatiskt i din egna eller din chefs medarbetarportal med en tydlig rubrik att de kommer från mötet.

När ni är färdiga med samtalet och all dokumentation är klar sparas mötet genom att klicka på "Spara möte". Mötet sparas antingen i ditt personkort, chefens personkort eller som ett organisationsmöte.

Kom ihåg! Alla samtal som handlar om dig som medarbetare ska sparas till ditt personkort då det är personliga uppgifter.

När mötet är sparat på ett personkort finns det tillgängligt på din medarbetarportal.

När mötet är sparat som en organisationsfil kan alla se anteckningarna under fliken Dokument - Mötesprotokoll.