I Evity kan du som administratör boka in ett möte åt andra. Efter att ha gjort bokningen kan du ändra bokningsdetaljer som innehåll, datum och tid. Dock har administratörer inte tillgång till mötesanteckningarna.

VIKTIGT - Den du bokar mötet för måste ha kopplat sin Office365/Google kalender till Evity för att få bokningen i sin vanliga kalender.

För att göra boka ett möte går du till HR-kalendern och klickar på Lägg till möte/process - Schemalägg möte. Välj mötesmall eller starta ett möte utan mall. Du kan lägga till tags för att i efterhand kunna söka upp och få en överblick över dina tidigare möten. Här kan du ändra formulär och lägga till relevanta filer och dokument ifall det är nödvändigt för mötet. Du kan också välja att bocka ur ifall du inte vill att deltagarna ska få ta del av svaren i formuläret.

Välj vilka som ska delta på mötet genom att lägga till deras mailadress. Här kan du sedan bocka i vilka du vill ska svara på formuläret om det finns ett sådant. Ändra sedan ägare av mötet genom att klicka på "Sätt som ägare" på chefen (alternativt medarbetaren om denne ska föra anteckningar i mötet).

Därefter tar du bort dig själv från mötet genom att trycka på krysset till höger om ditt namn i listan. Vill du inte att medarbetaren ska kunna se mötet i efterhand så kan du välja detta här genom att bocka i "Deltagare ska inte ha access till mötesanteckningar". Detta används exempelvis om mötet är av känslig karaktär exempelvis ett samtal gällande missbruk.

Nu är endast chefen och medarbetaren kvar i mötet och är de enda som har tillgång till mötesanteckningarna. Välj dag och tid för mötet och tryck "Schemalägg möte" för att slutföra mötesbokningen.

Om du som administratör vill gå in och ändra datum och tid för mötet kan du komma åt inställningarna till mötet i din HR-kalender i Evity.