Boka möten

En guide för hur du som administratör eller chef bokar möten i HR-kalendern.

Tommy Eriksson avatar
Skrivet av Tommy Eriksson
Uppdaterad för mer än en vecka sedan

Se instruktionsvideo för mötesfuntionen i Evity

Administratör & Chef

  • Som administratör kan du boka möten med vem som helst i företaget.

  • Som chef kan du boka möte med personer från ditt team.

I HR-kalendern bokar du in alla samtal med dina medarbetare, skyddsronder, uppföljningar och andra sorters möten. Du kan spara bland annat medarbetarsamtal på medarbetarens personkort, medan andra möten som personalmöten eller skyddsronder kan sparas på organisationsnivå.

Nedan visar vi hur du praktiskt bokar möten i Evity.

Gå in i din kalender och klicka på "Lägg till möte/process" och "Schemalägg möte" uppe i högra hörnet.

Välj sedan om du vill använda en mötesmall eller om du vill börja utan mall.

I mötesinställningarna väljer du mötesnamn, beskrivning, formulär och dokument ifall det är nödvändigt för mötet. Chefer kan enbart boka möten med personer från sitt team. Du kan du lägga till tags för att i efterhand kunna söka upp och få en överblick över dina tidigare möten och du kan också välja att bocka ur ifall du inte vill att deltagarna ska få ta del av svaren i formuläret.

Välj vilka som ska delta på mötet genom att lägga till deras mailadress.

Du kan också välja att någon annan ska vara ägare av mötet genom att trycka på "Sätt som ägare", vilket exempelvis kan vara bra ifall det är någon annan som ska anteckna i mötet eller vid exempelvis lönesamtal där både chef och medarbetare svarar på lönekriterier.

Du kan även ställa in om du, den anställde eller båda ska svara på formuläret till höger om namnen i listan. Därefter tar du bort dig själv från mötet genom att trycka på krysset till höger om ditt namn i listan.

Genom att bocka i "Deltagare ska inte ha access till mötesanteckingar" kan du dölja mötets innehåll för den andra parten. Detta kan användas om mötet är av känslig karaktär exempelvis ett samtal gällande missbruk.

I nästa steg väljer du datum och tid för ditt möte och när du sparar mötet via "Schemalägg möte" hamnar det i din HR-kalender.

Om du inte lagt till en koppling till din Office365- eller Google-kalender kan du ladda ned en kalenderbokning via fil på de tre prickarna bredvid "Schemalägg möte".

I Din HR- kalender hittar du nu din bokning. Där kan du nu ändra inställningar i mötet om du vill bjuda in fler medlemmar, reglera vem som ska svara på formuläret eller vill ta bort access för medarbetaren. Detta gör du genom att trycka på "Redigera".

För att gå in i mötet klickar du på "Gå med i mötet". (Om du har en koppling till din kalender alternativt laddat ned en kalenderfil finns en länk till mötet direkt i din kalender).

Inne i mötet förs anteckningar i textfältet i mitten. Använder du mallar finns färdiga frågor inlagda här. Det finns även möjlighet för båda parterna att lämna kommentarer under eller innan mötet. Under fliken "Dina privata anteckningar" kan ni båda själva anteckna utan att den andra parten ser.

Kom ihåg! Bara den som är ägare av mötet kan anteckna.

Till höger finns fliken "Formulärsvar" där du kan se svaren på formuläret som skickats till medarbetaren.

Vid behov att skapa en utvecklingsplan eller att uppgifter uppkommer i mötet kan funktionen "Uppföljningsuppgifter" användas. Här kan uppgifter, och slutdatum för när uppgiften ska vara klar, läggas på dig själv eller på din chef. Evity påminner den ansvarige att göra klart uppgiften dagen innan den går ut.

För att ställa in vem som är ansvarig och när den ska vara klar klickar du på "Uppföljningsuppgifter" och sedan på "Lägg till uppgift".

Du får då upp denna vy för inställningar där du fyller i vad uppgiften är, vem som ska utföra den och tills när den ska vara klar. Du kan också välja att länka uppgiften till en annan person, exempelvis om den personen är anledningen till att du ska utföra uppgiften. Uppgifterna hamnar automatiskt i medarbetarens eller din egen medarbetarportal med en tydlig rubrik att de kommer från mötet.

När ni är färdiga med samtalet och all dokumentation är klar sparas mötet genom att klicka på "Spara möte".

Mötet sparas antingen till medarbetarens personkort, chefens personkort eller som ett organisationsmöte. Vid personalmöten, skyddsronder och möten av organisationskaraktär ska de sparas som ett organisationsmöte. Dessa är då tillgängliga för alla att läsa på medarbetarportalen.

Kom ihåg! Alla samtal som handlar om medarbetaren ska sparas till deras personkort då det är personliga uppgifter.

När mötet är sparat på ett personkort finns det tillgängligt på medarbetarens medarbetarportal om de har rätt att se anteckningarna.

Om mötet är sparat som en organisationsfil kan alla se anteckningarna under fliken Dokument - Mötesprotokoll.

Fick du svar på din fråga?